Описание технологии внедрения КСУП
Этап 1. Конфигурация "Easy"
Этап 2. Конфигурация "Basic"
Этап 3. Конфигурация "Professional"
Этап 4. Конфигурация "Full"

Управление портфелем проектов в системе MS Project Online. Конфигурация "Управление затратами и контрактами"

Регламент управления портфелем проектов в системе MS Project Online описывает процесс управления портфелем проектов от выбора проектов и до завершения. Данный процесс управления портфелем проектов обеспечивает управление содержанием, сроками, затратами и контрактами проектов входящие в портфель.

Бизнес-процесс управления портфелем проектов конфигурации "Управление затратами и контрактами"

Бизнес-процесс управления портфелем проектов конфигурации управление затратами и контрактами


Описание задач процесса выбора проекта

Название функции

Регистрация запроса на проект

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Запрос на проектРеестр запросов на проект

Исходящие документы

Запрос на проект

Описание

функции

Аналитик портфеля проектов принимает запросы на проект от инициаторов, а также помогает формировать запросы на проект инициаторам. Инициатор проекта может быть любой сотрудник комании. Проекты стратегического развития инициируют сотрудники стратегического развития. Поекты продажи услуг компании инициируются сотрудниками отдела продаж. В рамках данной функции аналитик портфеля проектов проводит первоначальный анализ и отбор запросов. Шаги реализации функции:

  1. Инициатор проекта создает в списке "Реестре запросов на проект" на MS Project Online новый элемент. 
  2. При инициации нового запроса на проект инициатор должны описать первоочередные элементы: заинтересованные стороны проекта, тип проекта (внутренний ли внешний проект), шаблон плана-графика реализации, сроки реализации проекта, стоимость проекта, приедварительная оценка уровня дохода (для внешних проектов). 
  3. Аналитик портфеля проектов должен проверить правильность заполнения запроса на проект.
  4. Аналитик портфеля проектов определяет перечень аналитиков для проведения дальнейшего анализа.
  5. Запросов на проект должен быть отмечен как "Добавлен".

Название функции

Анализ запроса на проект

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Запрос на проект

Исходящие документы

Реестр запросов на проект

Описание функции

Специалисты по предметной области определенные аналитиком портфеля проектов проводят анализ запросов на проект, по результату которых в запрос на проект добавляется аналитические данные о технических и экономических особенностях реализации проекта. Шаги реализации функции: 

  1. Специалисты по предметной области проводят оценку запроса на проект на предмет технической и экономической обоснованности реализации проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов проверяет качество проведения анализа запроса на проект специалистами предметной области.
  3. В списке "Реестр запросов на проект" запрос отмечается как "Проанализирован".

Название функции

Рассмотрение запроса на проект

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Реестр запросов на проект

Исходящие документы

Реестр запросов на проект

Описание функции

Руководитель портфеля проектов на основании информации в запросах на проект принимает решение о дальнейшей реализации данного запроса. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов принимает решение о реализации проекта и устанавливает уровень приоритета для будущего проекта
  2. Руководитель портфеля проектов назначается руководителя проекта, который будет описывать в дальнейшем данный запрос на проект.
  3. Руководитель портфеля проекта отмечает в системе MS Project Online запрос на проект как "Инициирован". При отказе от реализации проекта запрос на проект отмечается как "Архив".

Название функции

Разработка стратегического плана проекта

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Реестр запросов на проектШаблон плана-графика

Исходящие документы

План-график

Описание функции

На основании шаблонов планов-графиков используя запросы на проект, принятые к реализации администратор проекта создает план график проекта и публикует его в портфеле проектов компании. При публикации администратор портфеля проектов описывает проект согласно принятых в компании правил и требований. Шаги реализации функции:

  1. На основании шаблона плана-графика (на основании определенного типа проекта) создается план-график проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов определяет дату старта проекта и крайний срок реализации проекта.
  3. Аналитик портфеля проектов определяет затратны проекта (в поле "Фиксированные затраты").
  4. Аналитик проекта определяет бюджет из которого будет проводится финансирование проекта, а также сумма которая будет выделятся из определенных бюджетов. 
  5. Аналитик портфеля проектов определяет корпоративные календари нового проекта проекта. При необходимости аналитик портфеля проектов создает дополнительные корпоративные календари системы.
  6. Аналитик портфеля проектов сохраняет базовый план проекта.

Название функции

Интеграция проекта в портфель проектов

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

План-график

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Проекты, для которых принято решение о реализации проводится анализ наличия зависимостей между проекта. При определении зависимостей для данных проектов устанавливается связи между вехами результатами. Шаги реализации функции:

  1. При необходимости, созданный проект, включается аналитиком портфеля проектов в уже созданные программы компании.
  2. Между проектами программы аналитиком портфеля проектов устанавливается связь между вехами проектов.

Описание задач процесса управления портфелем проектов

Название функции

Принятие решений о реализации проекта или о завершении проекта

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов, Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов анализирует отчетность о реализации проектов и отчет об анализе портфеля проектов, а также планы управления проектами. На основании данного анализа руководитель портфеля проектов руководитель портфеля проектов принимает решения о реализации или о завершении проекта. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов рассматривает эффективность реализации задач проектов в рамках отчетного периода
  2. Руководитель портфеля проектов инициирует процесс завершения реализации проекта. В системе MS Project Online в разделе информация о проекте устанавливается в поле "Этапы проекта" как "Завершен" 
  3. Руководитель портфеля проектов пересматривает приоритеты проектов. При изменении приоритета проекта вносятся изменения в поле "Приоритет" для проекта.

Название функции

Установка приоритетов проектов в портфеле

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов указывает приоритеты проектов портфеля. На основании данных приоритетов проводится распределение ресурсов между проектами портфеля в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов пересматривает приоритеты проектов. При изменении приоритета проекта вносятся изменения в поле "Приоритет" для проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов вносит изменения приоритета в план-график проекта в MS Project Pro.

Название функции

Утверждение базовых планов проектов

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов при необходимости сохраняет базовые планы проектов. На основании сохраненных базовых параметров проводится оценка эффективности управления проектами компании. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов cогласовывает новый базовый план проекта в случае если основные показатели оценки качества управления проектом привышает установленные ограничения.
  2. Если руководитель проекта согласовал изменения базового плана проекта аналитик портфеля проектов сохраняет новый базовый план проекта в MS Project Pro или MS Project Online. 

Название функции

Мониторинг реализации портфеля проектов

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов

Описание функции

Администратор портфеля проектов проводит анализ портфеля на предмет качества управления: временем, затратами, контрактами, взаимодействием, качеством, рисками. В результате данного анализа аналитик портфеля проектов формирует отчет об анализе портфеля проектов в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Аналитик портфеля проектов проводит анализ качества планирования и управления проектами портфеля и помогает руководителям проектам исправлять ошибки. Замечения к качеству планированию и управению указывается в заметках к заадчам в MS Project Pro.
  2. Аналитик портфеля проектов сообщает руководителю портфеля проектов о возможных проблемах в проектах портфеля. Замечания к проектам указывается в документах "Отчет о реализации портфеля проектов", который размещается на MS Project Online.

BI Group Интергал-Буд Архиматика AVG ICD ДБК 4
Образование в Украине образовательный портал Preply.com Обучение и трудоустройство проектных менеджеров