Описание технологии внедрения КСУП
Этап 1. Конфигурация "Easy"
Этап 2. Конфигурация "Basic"
Этап 3. Конфигурация "Professional"
Этап 4. Конфигурация "Full"

Управление проектом в системе MS Project Online. Конфигурация "Управление рисками и качеством"

Регламент управления проектами в системе MS Project Online компании описывает процессы планирования, реализации и завершения проекта. Регламентируемый процесс управления проектом обеспечивает управление содержанием, сроками, затратами, контрактами ресурсами проекта

Бизнес-процесс управления проектами компании конфигурации "Управление рисками и качеством"

Бизнес-процесс управления проектами компании конфигурации управление рисками и качеством


Описание задач процесса планирования

Название задачи

Определение заинтересованных сторон

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План-график

Исходящие документы

Реестр заинтересованных сторон

Описание задачи

На основании информации сформированной на этапе выбора проекта и представленной в документе «Зарос на проект» руководитель проекта определяет заинтересованные стороны проекта.
При формировании заинтересованных сторон при большом их количестве администратор проекта должен сгруппировать по группам относительно уровня влияния каждой группы на проект. Для создания групп заинтересованных сторон руководитель проекта может использовать стандартные группы проектов компании.
Руководитель проекта описывает заинтересованные стороны проекта, указывая названия организации и контакты представителей заинтересованных сторон. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта определяет какие группы заинтересованных сторон будут участвовать в проекте.
  2. Руководитель проекта заносит перечень заинтересованных сторон на страницу проекта в MS Project Online.
  3. Руководитель проекта уточняет периодичность и вид отчетности необходимый для взаимодействия с заинтересованными сторонами проекта 

Название задачи

Определение содержания проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон

Исходящие документы

Содержание проекта

Описание задачи

Для планирования содержания проекта руководитель проекта встречается с заинтересованными сторонами проекта с целью уточнения результатов проекта и решения конфликтных ситуаций. На основании разработанной информации руководитель проекта четко определяются цели и результаты проекта. Описанием содержания проекта может, служит техническое задание на проект выданное заказчиком проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта определяет результаты и продукты проекта описывая их в техническом задании на проект
  2. Руководитель проекта вносит или корректирует информацию о продуктах проекта в виде вех в плане-графике проекта в MS Project Pro. В случае необходимости корректирует шаблонный перечень задач проекта.
  3. Руководитель проекта накладывает ограничения на ключевые вехи проекта согласно требований заинтересованных сторон.

Название задачи

Разработка календарного плана

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Содержание проекта, Шаблон проекта

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

Руководитель проекта разрабатывает календарный план график проекта на основании принятого шаблона данного типа проекта вписывает проекта в установленные ограничения по срокам. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта определяет календари для задач в плане-графике проекта в MS Project Pro.
  2. Руководитель проекта уточняет технологические задачи проекта, уточняет длительность задач плана графика согласно сложности описанных результатов.
  3. Руководитель проекта определяет ограничения на ключевые задачи проекта и даты начала реализации задач проекта.

Название задачи

Сформировать лоты проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План-график, Содержание проекта Исходящие документы Лоты проекта
Описание задачи

Руководитель проекта уточняет перечень типов ресурсов необходимых для реализации проекта. Задачам для реализации, которых будут привлечены подрядные организации, назначаются ресурсы описывающие типы подрядных организаций. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта определяет задачи проекта, которые будут реализовываться внешними подрядными организациями. 
  2. Руководитель проекта группирует задачи проекта по лотам согласно специфике и зависимости между задачами.
  3. Руководитель проекта выбирает или создает типы подрядчиков проектов и назначает их на задачи лотов
  4. После проведения тендеров руководитель проекта заменяет типы подрядчиков на настоящих подрядчиков. Если подрядчик первый раз работает с компаний необходимо внести его в корпоративный пул ресурсов на MS Project Online.
  5. Руководитель проекта должен уточнить сумму затрат на реализации задач плана-графика проекта согласно договору.

Название задачи

Уточнение типов ресурсов проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Содержание проекта, План-график

Исходящие документы

Ресурсный планЛоты проекта

Описание задачи

Руководитель проекта уточняет перечень типов ресурсов необходимых для реализации проекта. Задачам для реализации которых планируются привлекаются подрядные организации назначаются ресурсы описывающие типы подрядных организаций. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта должен проверить перечень типов необходимых ресурсов в плане-графике проекта в MS Project Pro. При необходимости добавить новый тип ресурсов руководитель проекта должен обратится к администратору портфеля проектов с запросом на добавления нового типа ресурсов.
  2. Руководитель проекта уточняет объемы ресурсов необходимые для реализации задач проекта.
  3. Руководитель проекта решает ресурсный конфликт для типов ресурсов проекта в плане-графике проектов.

Название задачи

Разработать бюджет проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План-графикЛоты проекта

Исходящие документы

Бюджет проекта

Описание задачи

Руководитель проекта совместно со специалистами по предметной области суммы фиксированных затрат на задачах проекта. Затраты проекта определяются на основании анализа затрат проектов аналогов. На данном этапе планировании формируется предварительный план затраты проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта уточняет фиксированные затраты задач проекта в MS Project Pro.
  2. Руководитель проекта уточняет суммы затрат для задач проекта, которые реализуется подрядчиками, на основании заключенных договоров.
  3. Руководитель проекта уточняет затраты проекта относительно объемов и ставок типов ресурсов.

Название задачи

Разработка плана управления качеством

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон, Содержание проекта, План-график, Реестр требований качества

Исходящие документы

План управления качеством

Описание задачи

Руководитель проекта проводит анализ продуктов проекта, а также перечень заинтересованные стороны проекта с целью формирования перечня требований качества. Менеджер проекта кроме описания требований качества формирует перечень критериев оценки качества продукта проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги: 

  1. Руководитель проекта определяет перечень стандартов качества проекта из корпоративного реестра требований качества. Выбор основывается на продуктах и заказчиках проекта. 
  2. Руководитель проекта формирует перечень задач по управлению качеством относительно ограничениям по бюджетам.
  3. Руководитель проекта вставляет мероприятия по управлению качеством в план-график проекта в MS Project Pro.

Название задачи

Разработка плана управления рисками

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон, Содержание проекта, План-график, План управления качествомРеестр рисков

Исходящие документы

План управления рисками

Описание задачи

На основании анализа заинтересованных сторон и задач проекта руководитель проекта совместно со специалистами по предметной области формирует реестр рисков проекта. В данном реестре выделяются риски, наиболее влияющие на проект. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта выбирает риски проекта с корпоративного реестра рисков на MS Project Online. Выбор основывается на типе проекта и специфике реализации. Перечень рисков ограничивается бюджетом на управление рисками проекта.
  2. Руководитель проекта формирует перечень мероприятий по недопущению наступления рисковых событий на странице проекта в MS Project Online.
  3. Руководитель проекта указывает мероприятия по недопущению рисковых событий в план-график проекта в MS Project Pro. 
  4. Руководитель проекта сохраняет базовый план проекта.

Описание задач процесса реализации

Название задачи

Разработка оперативного плана

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План-график

Исходящие документы

Оперативный план-график

Описание задачи

Руководитель проекта выделяет те задачи, которые попадают на текущую неделю и совместно со специалистами по предметной области детализирует до задач длительностью не более недели. В процессе детализации проводится утонение плановых сроков проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта описывает задачи проекта на неделю и уточняет связи между задачами. Для планирования задач проектов на неделю менеджер по планированию использует представление «календарь проекта (организатор)».
  2. Руководитель проекта определяет даты реализации задач оперативного плана плана-графика проекта в MS Project Pro.

Название задачи

Планирование работы подрядчиков

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Оперативный план-график

Исходящие документы

План работы с подрядчиками

Описание задачи

На основании разработанных лотов руководитель проекта готовит материалы для проведения конкурсов. Руководитель проекта участвует в проведение тендера для своего проекта. На основании заключенный в результате проведенных конкурсов договоров руководитель проекта совместно обновляют план-график, внося туда суммы затрат и требования со стороны подрядчиков. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта обновляет задачи проекта в плане-графике проекта выполняемые подрядчиками.
  2. Руководитель проекта добавляет новых подрядчиков или заменяет уже назначенных на задача проекта в перечне ресурсов проекта ,
  3. Руководитель проекта корректирует задачи подрядчиков а также, если нужно, накладывает дополнительные ограничения на задачи плана-графика проекта в MS Project Pro.

Название задачи

Назначение ресурсов

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчиками

Исходящие документы

Ресурсный план

Описание задачи

Руководитель проекта заменяет типы ресурсов для задач текущей недели на ресурсы с корпоративного пула ресурсов компании. В назначения ресурсов руководитель проекта решает ресурсные конфликты. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта заменяет в плане-графике проекта типы ресурсов и роли на реальные ресурсы компании.
  2. Руководитель проекта инициирует добавление новых ресурсов в случае отсутствии необходимых ресурсов.
  3. Руководитель проекта решает ресурсные конфликты между корпоративными ресурсами компании. 

Название задачи

Разработка плана финансирования

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчикамиРесурсный план

Исходящие документы

План финансирования

Описание задачи

На основании заключенных договоров по проекту руководитель проекта обновляет план-график проект и добавляет в проект реальные суммы и реальных подрядчиков. 
На основании заключенных договоров и бюджета проекта руководитель проекта формирует план финансирования. В плане-графике проекта план финансирования отображается вехами финансирования. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта обновляет задачи и ресурсы проекта в плане-графике проекта,
  2. Руководитель проекта добавляет вехи финансирования в план-график проекта.

Название задачи

Разработка плана взаимодействия

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчикамиПлан финансирования, Бюджет проекта

Исходящие документы

План взаимодействия

Описание задачи

На основании обновления плана-графика руководитель проекта обновляет задачи по взаимодействию с заинтересованными сторонами. На основании анализа задач и результатов проекта руководитель проекта обновляет план управление документооборотом. Для реализации процеса реализуються следующие шаги:

  1. Руководитель проекта готовит отчеты для заинтересованных сторон проекта на основании документов проекта и плана графика.
  2. Руководитель проекта формирует перечень задач по взаимодействию и добавляет их в план-график проекта в MS Project Pro,
  3. Руководитель проекта указывает факт выполнение задач проекта, указывая названия документов в настраиваемых столбцах для задач проекта.

Название задачи

Мониторинг реализации задач проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План взаимодействия

Исходящие документы

Результаты выполнение задач проекта

Описание задачи

Специалисты по предметной области выполнят назначенные им задачи, после чего отчитываются руководителю проекта, который проверяет предоставленные подтверждающие документы. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Специалисты по предметной области выполняю назначенные им задачи и отчитываются от их выполнении в MS Project Lite.
  2. Специалисты по предметной области выкладуют результирующие документы на странице проекта в MS Sharepoint.
  3. Руководитель проекта принимает выполнение задач проекта специалситами по предметной области.

Название задачи

Установка факта выполнения задач

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План-график, Реестр платежей, Реестр актов выполнения работ, Результаты выполнение задач проекта

Исходящие документы

Фактический план-график

Описание задачи

Руководитель проекта собирает факт выполнения задач и закрытие задач подрядными организациямипроекта и после чего заносит эти данные в план-график. Для реализации процеса реализуються следующие шаги:

  1. Руководитель проекта указывает процент завершения задач проекта и фактические трудозатраты задач проекта.
  2. Руководитель проекта устанавливает акты выполнения задач и фактические затраты для задач проекта и указывает их соответствующих полях плана-графика проекта в MS Project Pro.
  3. Руководитель проекта устанавливает фактические суммы и даты оплат для подрядчиков изменения данные вех оплат в MS Project Pro.
  4. Руководитель проекта указывает факт проведения мероприятий по взаимодействию с заинтересованными сторонами проекта.
  5. Руководитель проекта указывает факт выполнения мероприятий по минимизации негативного влияния рисков и мероприятий управления качеством и результаты их реализации.

Название задачи

Обновление и перепланирование плана-графика

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Фактический план-график

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

В результате установки факта и внесения изменений в проект руководитель проекта обновляет его состояние и если сдвинулись ключевые сроки проводит перепланирование .
Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта обновляет план-график проекта в MS Project Pro на дату окончания периода реализации,
  2. Руководитель проекта перепланирует сроки реализации проекта на основании полученных фактических данных проекта. 

Описание задач процесса завершения

Название задачи

Закрыть все контракты проекта

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

План контрактовРеестр платежей, Реестр актов выполненных работПлан-график

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

Руководитель проекта проверяет работу по договорам и закрывает все договора по проекту указывая фактические затраты.  Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта устанавливает факт реализации для задач подрядчиков, а также фактические суммы затрат по задачам планов-графиков в MS Project Pro.
  2. Руководитель проекта устанавливает факт оплаты по договорам подрядчиков в плане-графике проекта в MS Project Pro.
  3. Руководитель проекта закрывает договора подрядчиков проекта.

Название задачи

Формирование итогового отчета

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Документы проекта, План-график

Исходящие документы

Отчет о реализации проекта

Описание задачи

Руководитель проекта проводит всесторонний анализ результатов проекта и готовит отче о реализации проекта. При формировании данного отчета активно используется план-график как исходный материал. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта описывают управленческие результаты реализации проекта. Участники проекта фиксируют положительный и негативный опыт полученный в результате реализации проекта.
  2. Руководитель проекта формируют рекомендации по развитию процессов и инструментов управления проектами и портфелями. 
  3. Руководитель проекта формируют рекомендации по развития процессов компании не связанных с проектным управлением.
  4. Руководитель проекта публикуют отчет о реализации проекта на странице проекта на MS Project Online.

Название задачи

Сбор документов и передача в архив

Ответственный

Руководитель проекта

Входящие документы

Документы проекта, План-график, Отчет о реализации проекта

Исходящие документы

Дело проекта

Описание задачи

Руководитель проекта собирает все документы проекта, сформированные при реализации проекта, и формирует дело проекта. Руководитель проекта собирает все документы проекта и формирует документ «Дело проекта». После чего передает данный документ в архив компании. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Руководитель проекта собирает все документы, которые формируется в процессе  реализации проекта.
  2. Руководитель проекта указывает стадию проекта "Завершенный" на странице описания проекта на MS Project Online.

Образование в Украине образовательный портал Preply.com Обучение и трудоустройство проектных менеджеров