Кожен учасник команди виконує власний набір завдань, який визначається ролевими інструкціями, регламентами проєктного управління та внутрішніми політиками організації.
Рольова структура проєкту відіграє ключову роль в ефективності управління, оскільки дозволяє чітко розподілити функції, встановити єдині правила взаємодії та забезпечити прозорість ухвалення рішень. Правильно організована система ролей допомагає уникнути дублювання функцій, знижує навантаження на окремих співробітників і покращує якість комунікацій усередині команди.
Перелік ролей залежить від складності проєкту, рівня зрілості корпоративної системи управління проєктами, наявності та ступеня залучення проєктного офісу, а також від стратегічних цілей компанії. У невеликих проєктах перелік ролей може бути мінімальним: часто достатньо менеджера проєкту та кількох виконавців. Однак у великих, комплексних або мультипроєктних ініціативах команда суттєво розширюється і включає аналітиків, координаторів, фахівців з якості, ризиків, комунікацій, контролінгу тощо.
Параметри вибору рольової структури:
- Складність проекту. Чим вищий рівень складності, тим більше управлінських елементів необхідно контролювати: строки, бюджет, ризики, якість, комунікації, закупівлі, зацікавлені сторони. У простих або типових проєктах достатньо одного менеджера проєкту, який бере на себе більшість функцій. У таких випадках допускається закріплення за менеджером кількох паралельних проєктів. Проте зі зростанням складності (збільшення кількості завдань, підрядників, учасників, залежностей і ризиків) виникає потреба в розширенні команди та розподілі відповідальності між спеціалізованими ролями.
- Рівень впровадження системи управління проектами. Коли в компанії діє розвинена корпоративна система управління проєктами, кількість процесів і вимог до їх виконання збільшується. Зростає потреба в стандартизації, точнішому плануванні, регулярній звітності, управлінні змінами, ризиками та якістю. Це підвищує навантаження на менеджера проєкту та потребує залучення додаткових ролей. У компаніях із низьким рівнем зрілості управління менш формалізоване, тому структура команди може бути набагато простішою.
- Наявність проектного офісу. Проєктний офіс забезпечує суттєву підтримку менеджерам проєктів. Він розробляє та підтримує методологію, шаблони планів, графіків, звітів і всієї проєктної документації. Завдяки цьому час, який команда витрачає на адміністративні задачі, значно скорочується. У деяких організаціях співробітники проєктного офісу беруть участь у проєктах як консультанти, спеціалісти з планування, контролери строків та бюджету. Це дозволяє виконувати складні проєкти без залучення додаткових зовнішніх ресурсів і знижує ризики перевантаження менеджерів проєктів.
Таким чином, рольову структуру необхідно формувати, виходячи з унікальних особливостей кожного проєкту. Правильно підібрана команда дозволяє значно підвищити ефективність використання трудових ресурсів компанії, зменшити ймовірність помилок і забезпечити досягнення проєктних цілей у визначені строки.
