Сценарий закрытого конкурса

Закрытый конкурс – процесс проведения конкурсов на заключения договоров на поставку ресурсов или оказания услуг в рамках реализации проекта. Закрытый конкурс является одним из сценариев реализации функции «Проведения конкурсов» и задачи «Планирование поставок». Данный процесс должен учитывать особенности реализации проектов компании.

Бизнес-процесс закрытого конкурса

Рис.1. Бизнес-процесс закрытого конкурса

Описание функций процесса закрытого конкурса

Подготовка технического задания на оказания услуг/поставку товара
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Лоты на проект
Исходящие документы	Техническое задание
На основании перечня лотов проекта менеджер по закупкам готовит предварительное техническое задание (pm-way.com/materials/material/show/136) с видением заказчика о результатах и технологиях реализации.
Подготовка критериев оценки подрядчиков
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Техническое задание
Исходящие документы	Критерии оценки подрядчиков
Менеджер по закупкам совместно со специалистами по предметной области на основании технического задания определяет перечень критериев, по которым осуществляется оценка компаний претендентов.
Подготовка списка подрядчиков для выполнения технического задания
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Техническое задание, Критерии оценки подрядчиков
Исходящие документы	Список подрядчиков
Менеджер по закупкам готовит список подрядных организаций на основании перечня организация с которыми компания уже заключала контракты на выполнения данного вида работ.
Открытое предложение от подрядчиков
Ответственный	Конкурсная комиссия
Входящие документы	Список подрядчиков, Оферты
Исходящие документы	Протокол открытия офертов
Конкурсная комиссия открывает полученные оферты и регистрирует их содержимое.
Оценка подрядчиков на основании разработанных критериев
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Протокол открытия офертов
Исходящие документы	Результаты оценки подрядчиков
На основании полученных от компаний офертов менеджер по закупкам проводит оценку компаний по утвержденным критериям оценки. При необходимости уточняет значения критериев у представителей компаний.
Выбор поставщиков на основании анализа подрядчиков
Ответственный	Конкурсная комиссия
Входящие документы	Результаты оценки подрядчиков
Исходящие документы	Оферт
На основании результатов оценки подрядчиков и офертов конкурсная комиссия принимает решение о выборе подрядчика победителя.
Согласование с подрядчиком условий выполнения технического задания
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Оферт
Исходящие документы	Техническое задание
Менеджер по закупкам уточняет условия реализации работ с сотрудниками подрядной компании и обновляет техническое задание. В случае необходимости менеджер по закупкам проводит интеграцию новой информации в план-график проекта.
Подготовка и подписание договора на оказание услуг/поставку товаров
Ответственный	Менеджер по контрактам
Входящие документы	Техническое задание
Исходящие документы	Договора
На основании обновленного технического задания проводится подготовка и подписания договора с подрядной организацией. За данную процедуру ответственный менеджер по закупкам.

Роли сценария закрытого конкурса

Название роли	Функции
Менеджер по контрактам	Подготовка технического задания на оказания услуг/поставку товара Подготовка критериев оценки подрядчиков Подготовка списка подрядчиков для выполнения технического задания Оценка подрядчиков на основании разработка критериев Согласование с подрядчиком условий выполнения технического задания Подготовка и подписание договора на оказание услуг/поставку товаров
Конкурсная комиссия	Открытие предложений от подрядчиков Выбор поставщиков на основании анализа подрядчиков