Насколько качественно загружены ресурсы? Насколько эффективно их использование?
Они могут быть как недогружены так и перегружены.
Оба варианта неприемлемы ни одной компании. При перегрузе теряем в качестве выполнения работ в проектах, при недогрузе – в затратах на бесцельное пребывание ресурсов в компании.
Для анализа качества загрузки ресурсов разработан представленный отчет.
На общей странице в графично-табличном представлении видим перечень ресурсов. В данном случае бригады.
- Первый столбец "Емкость" показывает насколько мы можем загрузить в часах каждого из ресурсов на определенный период.
- Следующий столбец "Стоимость ресурсов" - стоимость загрузки ресурсов указанной емкости.
- Столбец "Трудозатраты" - участие ресурсов в проектах. В представленных отчетах их работа в проектах намного меньше возможной их емкости.
- В столбце "Отклонение по трудозатратам" - разница между емкостью и трудозатратами, которая показывает недогруженность или перезагруженность ресурсов. В отчете соответственно выделено синим или красным цветом.
- В столбце "Отклонение по затратам" значение отклонения по трудозатратам умноженное на стоимость. Полученное значение демонстрирует, например, потерю в деньгах в случае когда ресурсы в компании были недогружены.
В отчете возможно анализировать результаты по СДР/отделам/группам ресурсов/каждому ресурсу. Также смотреть результаты по каждому месяцу или желаемому периоду. Трудозатраты за прошедшие периоды - фактические трудозатраты, а за будущие периоды соответственно - запланированные.
На следующей странице "Часы" уже в табличном представлении видим по периодам все ресурсы в целом, отклонения по часам, выделение цветом если перегруженность ресурсов имеет место быть.
На первый взгляд педозагруженные ресурсы казалось бы нужно срочно уволить. Но нет. При грамотном управлении стоит перераспределить загрузку тех ресурсов, которые перезагружены, решаем ресурсные конфликты. Учитываем все проекты в портфеле, вносим их в MS Project Online. И только имея полную информацию о всех проектах в портфеле делаем заключение о необходимости имеющегося объема ресурсов в компании. Обновляя портфель дополнительно соответствующей кнопкой обновляйте представленный отчет, для актуализации данных.
На еще одном странице "Трудозатраты". Настроенный таким образом отчет показывает насколько затраты на ресурсы рациональны.
Этот отчет полезен руководству для анализа качественного использования ресурсов компании. Отчет возможно донастраивать, расширять под желания руководства.
В рамках системы управления шаблон данного документа разрабатывается в рамках первого этапа внедрения системы управления проектами.
