Докумет «Реестра запросов на проект» в MS Excel

Использование «Реестра запросов на проект» в MS Excel

В реестр запросов на проект заносится любой уникальный процесс, для которого принято решение использовать методы и инструменты проектного управления.

К основной (обязательной) информации проект относится:

1. Код проекта – поле з уникальным кодом проекта в реестре компании
2. Название проекта – краткое название проекта для фиксации в основных документах.
3. Заказчик – название компании, которая является заказчиком проекта. Описание заказчика зависит от того является ли данный проект внутренним или внешним. Для внешних проектов в данном поле указывается название компании заказчика или физического лица с которым подписан договор на реализацию данного проекта. Для внутренних проектов компании указывается подразделение компании для которого реализуется проект.
4. Локация – поле, используемое для компаний, которые ведут свою деятельность в разных регионах и/или странах.
5. Группа и Тип проектов – поля, используемые для группировки полей в портфеле и использования шаблонов. Компания допускает реализацию определенного перечня типов проекта. Специалисты должны иметь выбрать один из тип проекта из перечня всех возможных для реализации проектов. 
6. Инициатор – подразделение или сотрудник компании, выступивший инициатором проекта. В данном поле указывается название подразделения которое является инициатором проекта. До формирование проектной команды и назначения руководителя проекта специалисты данного подразделения участвуют в определении основные цели, результаты и продукты проекта.

Состояние запросов:

1. Добавлено – значение, которое присваивается любому новому запросу на проект.
2. Проанализировано – значение, которое присевается запросу на проект с заполненными основными данными проекта.
3. Инициирован – запрос, принятый в работу и по которому уже создан план график проекту
4. В архив – запрос переданных в архив.

Финансовые показатели:

• Затраты. Предварительная оценка затрат проекта проводится специалистами компании на основании уже реализованных проектов данного типа.
• Доход. В поле "Доход" указывается предварительный объем дохода который планируется получить при реализации проекта. Для внутренних проектов в данном моле указывается ноль.
• Прибыль. Значение данного поля вычисляется на основании значений полей "Доход" и "Затраты". Формула расчета: "Доход" - "Затраты"
• ROI. Значение данного поля вычисляется на основании значений полей "Прибыль" и "Затраты". Формула расчета: "Прибыль" / "Затраты".

Анализ данных «Реестра запросов на проект» в MS Excel

Оценка заполнения реестра запросов на проект проводится с использованием страницы анализа. Используя различные фильтры (срезы), специалисты проектного офиса совместно с руководством компании оценивают качество заполнения реестра запросов на проект.

Оценка проводится на основании анализа доходности и прибыльности проектов портфеля. На бюджет портфеля также влияют проекты развития, которые не имеют дохода, но их результаты повышают доходность внешних проектов.

Целью анализа является провести оценку заполнения реестра запросов на проект и при необходимости изменить или дополнить данные реестра.

Настройка «Реестра запросов на проект» в MS Excel

1. Зарегистрируйтесь или войди на сайт.
2. Внесите символическую оплату.
3. Скачайте файл с отчетом.

При работе реестра используются справочники основных полей реестра. Они позволяют обеспечить удобство заполнения и избежать ошибок и неточностей при заполнении.

В реестре используются следующие справочники:

1. Локация - справочник с местами реализации проектов.
2. Группы проектов – группы проектов внутри компании.
3. Типы проектов – типы проектов в зависимости от шаблонов
4. Инициатор – перечень возможных инициаторов проекта
5. Руководитель проекта – перечень руководителей проектов, которые могут быть назначена на проект.
6. Статус – перечень этапов обработки запрос на проект.

В рамках системы управления шаблон данного документа разрабатывается в рамках первого этапа внедрения системы управления проектами.