Анализ затрат работ подрядчиков в портфеле проектов в MS Excel
На основании данных реестра актов выполненных работ портфеля проектов и реестра выплат подрядных организация, а также задач проектов подрядных организаций Вы можете ответить на следующие вопросы
- Насколько качественно спланированы оплаты подрядным организация по сравнению с запланированными задачами.
- Насколько соответствует план оплат подрядным организации фактических оплатам и фактически завершенным задача в проектах.
- Насколько соответствует факт оплат подрядным организациям подписанным актам выполненных работ и выполненным задач подрядчиков в проектах.
График "Отклонение по плановым затратам по периодам" показывает разницу между плановыми затратами и плавыми оплатами наростающем итогом. Чем больше график отходит от нулей оси тем больше проблем с планированием затрат задач подрядчиков.
На странице "План" выводится информация о плановых затратах по временным периодам:
- Базовые затраты - утвержденные затраты задач проекта назначеных на подрядные организации
- Плановые затраты - плановые затраты задач проекта назначеных на подрядные организации
- Оплата план - сумма плановых платежей по контракту.
- Базовые затраты (нар) - базовые затраты наростающем итогом.
- Плановые затраты (нар) - плановые затраты наростающем итогом.
- Оплата план (нар) - сумма плановых платежей по контракту наростающем итогом.
- Отклонение по плановым затратам - разница между плановыми затратами и плавыми оплатами наростающем итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество планирования затрат задач подрядчиков и оплат.
На странице показаны фильтры:
- Портфель - группы проектов.
- Стадия - фильтр по стадиям проектов.
- Тип проектов - фильтр по типам проектов.
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Период - фильтр по временным периодам.
На странице "Факт" Вы можете отслеживать работу с подрядными организациями проектов портфеля.
График "Отклонение по фактическим затратам по периодам" показывает разницу между фактическми затратами и фактическими оплатами наростающем итогом. Чем больше график отходит от нулей оси тем больше проблем с фактическими затратами задач подрядчиков.
На странице "Факт" выводится информация о плановых затратах по временным периодам:
- Фактические затраты - плановые затраты задач проекта назначеных на подрядные организации.
- Оплата факт - сумма плановых платежей по контракту.
- Затраты актов - сумма затрат по актам выполненных работ.
- Фактические затраты (нар) - базовые затраты наростающем итогом.
- Оплата факт (нар) - сумма плановых платежей по контракту наростающем итогом.
- Затраты актов (нар) - сумма затрат по актам выполненных работ наростающем итогом.
- Отклонение по фактическим затратам - разница между фактическими затратами и фактическими оплатами наростающем итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество фактичесих затрат задач подрядчиков, актов выполненных работ и фактических оплат .
На странице показаны фильтры:
- Портфель - группы проектов.
- Стадия - фильтр по стадиям проектов.
- Тип проектов - фильтр по типам проектов.
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Период - фильтр по временным периодам.
Эффективная оценка фактических данных возможна при качественном планировании и отслеживании задач подрядчиков. На странице «Акты» Вы можете сравнить факты выполнения задач проектов и актов выполнения задач.
Сравнивая затраты актов и затраты проектов Вы можете найти отклонение в источниках данных. Используйте таблицы для контроля на уровне проектов, подрядчиков и договоров.
На странице показаны фильтры:
- Портфель - группы проектов.
- Стадия - фильтр по стадиям проектов.
- Тип проектов - фильтр по типам проектов.
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Акты - фильтр по актам выполненных работ.
- Период - фильтр по временным периодам.
Сравнивая показатели затрат нарастающем итогом на странице «Отклонение» вы можете найти проблемы с планированием и отслеживаем затрат контрактов проектов.
На графике выводится отклонение по плановыми и фактическим затратам проектов, а также отклонений по фактическими платежам и затратам по актам. Для завершенный периодов отклонения должны быть равны нулю. Для будущих периодов отклонение не должно быть больше граничных значений.
В таблице выводится информация о затратах нарастающим итогом по временным периодам:
- Базовые затраты (нарост) - сумма утвержденных затрат в проектах нарастающим итогом.
- Плановые затраты (нарост) - сумма плановых затрат в проектах нарастающим итогом.
- Фактичесике затраты (нарост) - сумма фактические затрат в проектах нарастающим итогом.
- План оплат (нарост) - сумма плановых платежей по контракту нарастающим итогом.
- Факт оплат (нарост) - сумма фактических платежей по контракту нарастающим итогом.
- Затраты акта (нарост) - сумма по актам выполненных работ по контракту нарастающим итогом.
- Отклонение по плановых оплатах (нарост) - разница между затратами плановых платежей и затратами актов выполненных работ нарастающим итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество планирования платежей контрактов.
- Отклонение по фактическим оплатам (нарост) - разница между затратами фактических платежей и затратами актов выполненных работ нарастающим итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество обеспечение контрактов.
На странице показаны фильтры:
- Портфель - группы проектов.
- Стадия - фильтр по стадиям проектов.
- Тип проектов - фильтр по типам проектов.
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Период - фильтр по временным периодам.
Настроить дашборд «Анализ затрат работ подрядчиков портфеля проектов» в MS Excel
Как получить дашборд «Анализ затрат работ подрядчиков портфеля проектов» в MS Excel
- Зарегистрируйтесь или войди на сайт.
- Внесите символическую оплату.
- Скачайте файл с отчетом.
Как настроить дашборд в MS Excel
- Загрузите MS Excel и войдите под своим аккаунтом.
- Откройте отчет в MS Excel.
- Перейдите в меню «Данные», пункт «Получить данные» и подпункт «Запустить редактор Power Query».
- Для этого нажмите на параметр «Path» и строчку «https://studyoberemokii.sharepoint.com/sites/ru/» замените на адрес своего сервера.
- Перейдите на пункт меню «Главная» и подпункт «Обновить предварительный просмотр».
- Уточните портфели и типы портфелей в таблице "Проекты" и группы ресурсов в таблице "Ресурсы".
- В том же пункте «Главная» нажмите кнопку «Закрыть и применить».
