Дашборд "Аналіз витрат робіт підрядників портфеля проектів" у MS Excel

Дашборд "Аналіз витрат робіт підрядників портфеля проектів" у MS Excel – дашборд, що аналізує перелік актів виконаних робіт, платежі підрядним організаціями та факт виконання завдань підрядників у проектах сервера MS Project Online. У дашборді проводиться аналіз витрат із різних джерел як у період і наростаючим результатом.

Аналіз витрат робіт підрядників у портфелі проектів у MS Excel

На підставі даних реєстру актів виконаних робіт портфеля проектів та реєстру виплат підрядних організацій, а також завдань проектів підрядних організацій Ви можете відповісти на такі питання

Наскільки якісно сплановано оплати підрядним організаціям порівняно із запланованими завданнями.
Наскільки відповідає план оплат підрядним організації фактичних оплат і фактично завершеним завдання у проектах.
Наскільки відповідає факт оплати підрядним організаціям підписаним актам виконаних робіт та виконаним завдань підрядників у проектах.

Графік "Відхилення за плановими витратами за періодами" показує різницю між плановими витратами та плавними оплатами наростаючим підсумком. Чим більше графік відходить від нулів осі, тим більше проблем із плануванням витрат завдань підрядників.

На сторінці "План" виводиться інформація про планові витрати за тимчасовими періодами:

Базові витрати - затверджені витрати завдань проекту, призначених на підрядні організації
Планові витрати - планові витрати завдань проекту, призначених на підрядні організації
Оплата за план - сума планових платежів за контрактом.
Базові витрати (нар) - базові витрати наростаючим підсумком.
Планові витрати (нар) - планові витрати наростаючим підсумком.
Оплата план (нар) - сума планових платежів за контрактом наростаючим підсумком.
Відхилення за плановими витратами - різниця між плановими витратами і плавними оплатами наростаючим підсумком. За цим показником Ви можете оцінити якість планування витрат завдань підрядників та оплат.

На сторінці показані фільтри:

Портфель – групи проектів.
Стадія – фільтр по стадіях проектів.
Тип проектів – фільтр за типами проектів.
Проект – фільтри за назвою проектів.
Період – фільтр за часовими періодами.

Аналіз планових значень витрат робіт підрядників у портфелі проектів у MS Excel

На сторінці "Факт" можна відстежувати роботу з підрядними організаціями проектів портфеля.

Графік "Відхилення за фактичними витратами за періодами" показує різницю між фактичними витратами та фактичними оплатами наростаючим підсумком. Чим більше графік відходить від нулів осі, тим більше проблем із фактичними витратами завдань підрядників.

На сторінці "Факт" виводиться інформація про планові витрати за тимчасовими періодами:

Фактичні витрати - планові витрати завдань проекту, призначених на підрядні організації.
Оплата факт – сума планових платежів за контрактом.
Витрати актів – сума витрат за актами виконаних робіт.
Фактичні витрати (нар) - базові витрати наростаючим підсумком.
Оплата факт (нар) - сума планових платежів за контрактом наростаючим підсумком.
Витрати актів (нар) - сума витрат за актами виконаних робіт наростаючим підсумком.
Відхилення за фактичними витратами - різниця між фактичними витратами та фактичними оплатами наростаючим підсумком. За цим показником Ви можете оцінити якість фактичних витрат завдань підрядників, актів виконаних робіт та фактичних оплат.

На сторінці показані фільтри:

Портфель – групи проектів.
Стадія – фільтр по стадіях проектів.
Тип проектів – фільтр за типами проектів.
Проект – фільтри за назвою проектів.
Період – фільтр за часовими періодами.

Аналіз фактичних значень витрат робіт підрядників у портфелі проектів у MS Excel

Ефективна оцінка фактичних даних можлива за якісного планування та відстеження завдань підрядників. На сторінці «Акти» можна порівняти факти виконання завдань проектів та актів виконання завдань.

Порівнюючи витрати актів та витрати проектів Ви можете знайти відхилення у джерелах даних. Використовуйте таблиці для контролю на рівні проектів, підрядників та договорів.

На сторінці показані фільтри:

Портфель – групи проектів.
Стадія – фільтр по стадіях проектів.
Тип проектів – фільтр за типами проектів.
Проект – фільтри за назвою проектів.
Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
Договір – фільтр за назвою договорів.
Акти – фільтр за актами виконаних робіт.
Період – фільтр за часовими періодами.

Аналіз актів витрат робіт підрядників у портфелі проектів у MS Excel

Порівнюючи показники витрат наростаючим підсумком на сторінці «Відхилення» ви можете знайти проблеми з плануванням та відслідковуємо витрати контрактів проектів.

На графіку виводиться відхилення за плановими та фактичними витратами проектів, а також відхилень за фактичними платежами та витратами за актами. Для завершених періодів відхилення повинні дорівнювати нулю. Для майбутніх періодів відхилення має бути більше граничних значень.

У таблиці виводиться інформація про витрати наростаючим підсумком за тимчасовими періодами:

Базові витрати (наріст) - сума затверджених витрат у проектах наростаючим підсумком.
Планові витрати (наріст) - сума планових витрат у проектах наростаючим підсумком.
Фактичні витрати (наріст) - сума фактичних витрат у проектах наростаючим підсумком.
План оплат (наріст) - сума планових платежів за контрактом наростаючим результатом.
Факт оплат (наріст) - сума фактичних платежів за контрактом наростаючим результатом.
Витрати акта (наростання) - сума за актами виконаних робіт за контрактом наростаючим результатом.
Відхилення за плановими оплатами (наріст) - різниця між витратами планових платежів та витратами актів виконаних робіт наростаючим підсумком. За цим показником можна оцінити якість планування платежів контрактів.
Відхилення за фактичними оплатами (наростання) - різниця між витратами фактичних платежів та витратами актів виконаних робіт наростаючим підсумком. За цим показником Ви можете оцінити якість забезпечення контрактів.

На сторінці показані фільтри:

Портфель – групи проектів.
Стадія – фільтр по стадіях проектів.
Тип проектів – фільтр за типами проектів.
Проект – фільтри за назвою проектів.
Період – фільтр за часовими періодами.

Аналіз відхилень значень витрат робіт підрядників у портфелі проектів у MS Excel

Налаштувати дашборд «Аналіз витрат робіт підрядників портфеля проектів» у MS Excel

Як отримати дашборд «Аналіз витрат робіт підрядників портфеля проектів» у MS Excel

Зареєструйтесь або увійди на сайт.
Зробіть символічну оплату.
Завантажте файл зі звітом.

Як налаштувати дашборд у MS Excel

Завантажте MS Excel та увійдіть під своїм обліковим записом.
Відкрийте звіт у MS Excel.
Перейдіть в меню «Дані», пункт «Отримати дані» та підпункт «Запустити редактор Power Query».
Для цього натисніть на параметр "Path" і рядок "https://studyoberemokii.sharepoint.com/sites/uk/" замініть на адресу свого сервера.
Перейдіть на пункт меню «Головна» та підпункт «Оновити попередній перегляд».
Уточніть портфелі та типи портфелів у таблиці "Проекти" та групи ресурсів у таблиці "Ресурси".
У тому ж пункті «Основне» натисніть кнопку «Закрити та завантажити».