По-моему мнению, минимальный, но при этом достаточный набор шагов по внедрению проектного управления на базе MS Project Pro на первом этапе, поможет каждому в сосредоточении на поставленной задаче и при этом позволит двигаться с гарантированным результатом после каждого шага.
Сам прошел этот путь несколько раз. Определил десять простых шагов систематизации внедрения проектного управления в компании с помощью MS Project Pro. Этим и делюсь с вами ниже.
- Назначить ответственного за проектное управление в компании. На данную роль должен быть назначен сотрудник компании, который хорошо понимает корпоративную среду, информирован о стратегии компании, идеях, проектах. Достаточно авторитетный, коммуникабельный, с навыками работы в Excel (было бы уже достаточно).
- Установить MS Project Pro. Можете установить пробную версию MS Project Pro с официального сайта компании Microsoft.
- Сформировать портфель проектов компании (https://pm-way.com/materials/material/show/102). Укажите в столбце «Название» названия всех проектов компании.
- Указать сроки реализации проектов компании (https://pm-way.com/materials/material/show/96) . В столбце «Длительность» укажите продолжительность реализации проектов. В столбце «Начало» дату старта проекта, если проект уже стартовал фактическую дату старта, если еще не стартовал, то укажите дату, когда планируете начать реализацию проекта.
- Указать крайние сроки реализации проектов (https://pm-way.com/materials/material/show/97). На закладке «Дополнительная» в окне «Сведения о задаче» в поле «Крайний срок» укажите дату, к которой руководство компании ждет завершение проекта.
- Указать "Типы реализуемых проектов" (https://pm-way.com/materials/material/show/104). Вставьте столбец с названием «Тип проекта», в котором укажите тип проекта.
- Декомпозировать проекты на задачи верхнего уровня (https://pm-way.com/materials/material/show/92). Декомпозируйте проект на 5-10 главных задач (максимум 20) и установите связь между ними. Таким образом вы сформируете планы-графики проектов.
- Укажите ответственных для задач проектов. Вставьте столбец «Ответственные» и укажите в нем фамилию ответственного за реализацию задач проектов. За проект должен быть тоже назначен ответственный - сотрудник компании, который будет отвечать за реализацию всего проекта.
- Укажите фактические затраты для задач. Вставьте столбец «Затраты» и укажите в нем затраты для каждой из задач проекта. Суммарные затраты проекта MS Project Pro подсчитает сам.
- Укажите факт выполнения задач проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/162). Сохраните базовый план проекта, после чего установите факт выполнения задач проекта на прошлое воскресение.
Остается ответственному за проектное управление регулярно указывать факт выполнения задач проектов и обновлять планы-графики проектов. Однозначно это следует делать раз в неделю. В разделе «Отчет» Вы можете создать отчет о реализации портфеля проектов (https://pm-way.com/materials/material/show/155) и регулярно предоставлять его руководству компании.
Реализация этих первых 10 шагов позволят систематизировать проекты в компании, определить ответственных за них, установить сроки и затраты на их реализацию. Также, позволить руководству компании видеть в отчетах реальную ситуацию по всем проектам компании.
Для дальнейшего системного развития проектного управления в Вашей компании следует повышать уровень образованности участников проектного управления.
Известная всем поговорка "Рыба гниет с головы" тому подтверждение. Поэтому, для ответственного за проектное управление, пожелавшего навести порядок в проектах компании, разработан 10 дневный онлайн-курс "Управление портфелем в MS Project Online". В этом курсе вы приобретаете навыки присущие руководителю проектного офиса компании - это роль/должность, на которую вы претендуете после реализации первых десяти шагов систематизации внедрения проектного управления в компании.
Для ответственных за реализацию проектов, для проектных менеджеров, навыки реализации проектов в MS Project Pro можно прокачать на 5 дневном интенсивном онлайн-курсе "MS Project Pro".
Больше дополнительной информации в свободном доступе о методах проектного управления и работе с MS Project Вы можете узнать на сайте www.pm-way.com.
