На мою думку, мінімальний, але при цьому достатній набір кроків по впровадженню проектного управління на базі MS Project Pro на першому етапі, допоможе кожному в зосередженні на поставленому завданню і при цьому дозволить рухатися з гарантованим результатом після кожного кроку.
Сам пройшов цей шлях кілька разів. Визначив десять простих кроків систематизації впровадження проектного управління в компанії за допомогою MS Project Pro. Цим і ділюся з вами нижче.
- Призначити відповідального за проектне управління в компанії. На дану роль повинен бути призначений співробітник компанії, який добре розуміє корпоративну середу, інформований про стратегію компанії, ідеях, проектах. Досить авторитетний, комунікабельний, з навичками роботи в Excel (було б вже досить).
- Встановити MS Project Pro. Можете встановити пробну версію MS Project Pro з офіційного сайту компанії Microsoft.
- Сформувати портфель проектів компанії (https://pm-way.com/materials/material/show/102). Вкажіть в стовпці «Назва» назви всіх проектів компанії.
- Вказати терміни реалізації проектів компанії (https://pm-way.com/materials/material/show/96). У стовпці «Тривалість» вкажіть тривалість реалізації проектів. У стовпці «Початок» дату старту проекту, якщо проект вже стартував фактичну дату старту, якщо ще не стартував, то вкажіть дату, коли плануєте почати реалізацію проекту.
- Вказати крайні терміни реалізації проектів (https://pm-way.com/materials/material/show/97). На закладці «Додаткова» у вікні «Відомості про завдання» в поле «Крайній термін» вкажіть дату, до якої керівництво компанії чекає завершення проекту.
- Вказати "Типи реалізованих проектів" (https://pm-way.com/materials/material/show/104). Вставте стовпець з назвою «Тип проекту», в якому вкажіть тип проекту.
- Декомпозіровать проекти на завдання верхнього рівня (https://pm-way.com/materials/material/show/92). Декомпозіруется проект на 5-10 головних завдань (максимум 20) і встановіть зв'язок між ними. Таким чином ви сформуєте плани-графіки проектів.
- Вкажіть відповідальних для задач проектів. Вставте стовпець «Відповідальні» і вкажіть в ньому прізвище відповідального за реалізацію завдань проектів. За проект повинен бути теж призначений відповідальний - співробітник компанії, який буде відповідати за реалізацію всього проекту.
- Вкажіть фактичні витрати для задач. Вставте стовпець «Витрати» і вкажіть в ньому витрати для кожної з задач проекту. Сумарні витрати проекту MS Project Pro підрахує сам.
- Вкажіть факт виконання завдань проекту (https://pm-way.com/materials/material/show/162). Збережіть базовий план проекту, після чого встановіть факт виконання завдань проекту на минуле воскресіння.
Залишається відповідального за проектне управління регулярно вказувати факт виконання завдань проектів та оновлювати плани-графіки проектів. Однозначно це слід робити раз на тиждень. У розділі «Звіт» Ви можете створити звіт про реалізацію портфеля проектів (https://pm-way.com/materials/material/show/155) і регулярно надавати його керівництву компанії.
Реалізація цих перших 10 кроків дозволять систематизувати проекти в компанії, визначити відповідальних за них, встановити терміни і витрати на їх реалізацію. Також, дозволити керівництву компанії бачити в звітах реальну ситуацію по всіх проектах компанії.
Для подальшого системного розвитку проектного управління у Вашій компанії слід підвищувати рівень освіченості учасників проектного управління.
Відома всім приказка "Риба гниє з голови" тому підтвердження. Тому, для відповідального за проектне управління, який побажав навести порядок в проектах компанії, розроблений 10 денний онлайн-курс "Управління портфелем в MS Project Online". У цьому курсі ви купуєте навички властиві керівнику проектного офісу компанії - це роль / посаду, на яку ви претендуєте після реалізації перших десяти кроків систематизації впровадження проектного управління в компанії.
Для відповідальних за реалізацію проектів, для проектних менеджерів, навички реалізації проектів в MS Project Pro можна прокачати на 5 денному інтенсивному онлайн-курсі "MS Project Pro".
Більше додаткової інформації у вільному доступі про методи проектного управління та роботі з MS Project Ви можете дізнатися на сайті www.pm-way.com.
