Использование документа "Реестр актов выполненных работ портфеля проектов" в MS Excel
Выплаты в портфеле проектов – перечень плановых и фактических оплат контрагентам портфеля проектов за работы, материалы и оборудования портфеля проектов. В перечне платежей указывается:
- Проект - название проекта.
- Статья – статья, по которой будет учитываться платеж.
- Контрагент – название компании или имя физического лица, который осуществляет платеж.
- Договор – номер и дата договора, на основании которого мы совершаем платеж.
- Описание платежа
- Дата платежа
- Сумма платежа
- Тип – поле имеет значения «План» или «Факт». Это отделяет плановые и фактические платежи.
Акты выполенных работ в портфеле проектов – перечень актов выполненных работ контрагентам портфеля проектов за работы. В перечне платежей указывается:
- Проект - название проекта.
- Контрагент – название компании или имя физического лица, который осуществляет платеж.
- Договор – номер и дата договора.
- Номер акта
- Дата акта
- Сумма акта.
Процессы, в которых используется данный документ:
Более подробно о работе с данным документом Вы можете познакомиться в материалах «Планирование работы с подрядчиками» (pm-way.com/materials/material/show/137) и «Управление затратами и подрядчиками» (pm-way.com/materials/material/show/134).
Анализ реестра актов выполненных работ портфеля проектов в MS Excel
На основании данных реестра актов выполненных работ портфеля проектов и реестра выплат подрядных организация Вы можете ответить на следующие вопросы
- Насколько качественно спланированы оплаты подрядным организация
- Насколько соответствует план оплат подрядным организации фактических оплатам.
- Насколько соответствует факт оплат подрядным организациям подписанным актам выполненных работ.
На странице "Общие затраты" выводится информация о затратах по временным периодам:
- План оплат - сумма плановых платежей по контракту.
- Факт оплат - сумма фактических платежей по контракту.
- Затраты акта - сумма по актам выполненных работ по контракту.
- Отклонение по плановых оплатах - разница между затратами плановых платежей и затратами актов выполненных работ. По этому показателю Вы можете оценить качество планирования платежей контрактов.
- Отклонение по фактическим оплатам - разница между затратами фактических платежей и затратами актов выполненных работ. По этому показателю Вы можете оценить качество обеспечение контрактов.
На странице показаны фильтры:
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Период - фильтр по временным периодам.
Графическое представления общей информации о платежах и актах выполненных работ в портфеле проектов выведено на странице "График 1".
- План выплат подрядчикам.
- Факт выплат подрядчикам.
- Затраты актов.
На странице показаны фильтры:
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Период - фильтр по временным периодам.
Довольно часто платежи акты выполненных работ расходятся по временным периодам, и чтобы принять правильное решение нужно проанализировать работу с подрядчиками анализируя показатели с учетом предыдущих периодов, то есть нарастающим итогом. На странице "Нарастающий итог" выводится информация о затратах нарастающим итогом по временным периодам:
- План оплат (нарост) - сумма плановых платежей по контракту нарастающим итогом.
- Факт оплат (нарост) - сумма фактических платежей по контракту нарастающим итогом.
- Затраты акта (нарост) - сумма по актам выполненных работ по контракту нарастающим итогом.
- Отклонение по плановых оплатах (нарост) - разница между затратами плановых платежей и затратами актов выполненных работ нарастающим итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество планирования платежей контрактов.
- Отклонение по фактическим оплатам (нарост) - разница между затратами фактических платежей и затратами актов выполненных работ нарастающим итогом. По этому показателю Вы можете оценить качество обеспечение контрактов.
На странице показаны фильтры:
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Период - фильтр по временным периодам.
Графическое представления общей информации о платежах и актах выполненных работ нарастающем итогом в портфеле проектов выведено на странице "График 2".
- План выплат подрядчикам нарастающем итогом.
- Факт выплат подрядчикам нарастающем итогом.
- Затраты актов нарастающем итогом.
На странице показаны фильтры:
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Период - фильтр по временным периодам.
Для более детального анализа платежей перейдите на закладку «Детально». На этой закладке вы можете увидеть акты и платежи договоров по проектам с детализацией затрат по проектам и договорам. На этом закладке Вы можете найти ошибки при планировании или выполнении платежей и актов контрактов портфеля проектов.
Суммарное значения для проектов, подрядчиков и договоров показывает отклонение по плановым и фактическим должно стримиться к нулю.
На странице показаны фильтры:
- Проект - фильтры по названию проектов.
- Контрагент - фильтры по подрядным организациям.
- Договор - фильтр по названию договоров.
- Период - фильтр по временным периодам.
Настройка документа "Реестр актов выполненных работ портфеля проектов" в MS Excel
Как получить документ «Реестр актов выполненных работ портфеля проектов» в MS Excel
- Зарегистрируйтесь или войди на сайт.
- Внесите символическую оплату.
- Скачайте файл с документом.
При работе реестра используются справочники основных полей реестра. Они позволяют обеспечить удобство заполнения и избежать ошибок и неточностей при заполнении.
В реестре используются следующие справочники:
- Статьи выплат - справочник перечня статей выплат в проекте. Наиболее типовые статьи: "Подрядчики", "Материалы", "Оборудование" и "Механизмы".
