Використання документа "Реєстр актів виконаних робіт портфеля проектів" у MS Excel
Виплати в портфелі проектів – перелік планових та фактичних оплат контрагентам портфеля проектів за роботи, матеріали та обладнання портфеля проектів. У переліку платежів зазначається:
- Проект – назва проекту.
- Стаття – стаття, за якою враховуватиметься платіж.
- Контрагент – назва компанії або ім'я фізичної особи, яка здійснює платіж.
- Договір – номер та дата договору, на підставі якого ми здійснюємо платіж.
- Опис платежу
- Дата платежу
- Сума платежу
- Тип – поле має значення "План" або "Факт". Це відокремлює планові та фактичні платежі.
Акти виконаних робіт у портфелі проектів – перелік актів виконаних робіт контрагентам портфеля проектів за роботи. У переліку платежів зазначається:
- Проект – назва проекту.
- Контрагент – назва компанії або ім'я фізичної особи, яка здійснює платіж.
- Договір – номер та дата договору.
- Номер акту
- Дата акту
- Cума акту.
Процеси, в яких використовується цей документ:
Аналіз реєстру актів виконаних робіт портфеля проектів у MS Excel
На підставі даних реєстру актів виконаних робіт портфеля проектів та реєстру виплат підрядних організацій Ви можете відповісти на такі питання
- Наскільки якісно сплановано оплати підрядним організаціям
- Наскільки відповідає план оплати підрядним організаціям фактичних оплат.
- Наскільки відповідає факт оплати підрядним організаціям підписаним актам виконаних робіт.
На сторінці "Загальні витрати" виводиться інформація про витрати за тимчасовими періодами:
- План оплат – сума планових платежів за контрактом.
- Факт оплат – сума фактичних платежів за контрактом.
- Витрати акта – сума за актами виконаних робіт за контрактом.
- Відхилення за плановими оплатами - різниця між витратами планових платежів та витратами актів виконаних робіт. За цим показником можна оцінити якість планування платежів контрактів.
- Відхилення за фактичними оплатами - різниця між витратами фактичних платежів та витратами актів виконаних робіт. За цим показником Ви можете оцінити якість забезпечення контрактів.
На сторінці показані фільтри:
- Проект – фільтри за назвою проектів.
- Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
- Договір – фільтр за назвою договорів.
- Період – фільтр за часовими періодами.
Графічне подання загальної інформації про платежі та акти виконаних робіт у портфелі проектів виведено на сторінці "Графік 1".
- План виплат підрядникам.
- Факт виплат підрядникам.
- Витрати актів.
На сторінці показані фільтри:
- Проект – фільтри за назвою проектів.
- Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
- Договір – фільтр за назвою договорів.
- Період – фільтр за часовими періодами.
Досить часто платежі акти виконаних робіт розходяться за тимчасовими періодами, і щоб прийняти правильне рішення, потрібно проаналізувати роботу з підрядниками аналізуючи показники з урахуванням попередніх періодів, тобто наростаючим підсумком. На сторінці "Наростаючий результат" виводиться інформація про витрати наростаючим результатом за тимчасовими періодами:
- План оплат (наріст) - сума планових платежів за контрактом наростаючим результатом.
- Факт оплат (наріст) - сума фактичних платежів за контрактом наростаючим результатом.
- Витрати акта (наростання) - сума за актами виконаних робіт за контрактом наростаючим результатом.
- Відхилення за плановими оплатами (наріст) - різниця між витратами планових платежів та витратами актів виконаних робіт наростаючим підсумком. За цим показником можна оцінити якість планування платежів контрактів.
- Відхилення за фактичними оплатами (наростання) - різниця між витратами фактичних платежів та витратами актів виконаних робіт наростаючим підсумком. За цим показником Ви можете оцінити якість забезпечення контрактів.
На сторінці показані фільтри:
- Проект – фільтри за назвою проектів.
- Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
- Договір – фільтр за назвою договорів.
- Період – фільтр за часовими періодами.
Графічне подання загальної інформації про платежі та акти виконаних робіт наростаючим підсумком у портфелі проектів виведено на сторінці "Графік 2".
- План виплат підрядникам наростаючим підсумком.
- Факт виплат підрядникам наростаючим підсумком.
- Витрати актів наростаючим результатом.
На сторінці показані фільтри:
- Проект – фільтри за назвою проектів.
- Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
- Договір – фільтр за назвою договорів.
- Період – фільтр за часовими періодами.
Для більш детального аналізу платежів перейдіть на закладку "Детально". На цій закладці ви можете побачити акти та платежі договорів за проектами з деталізацією витрат за проектами та договорами. На цій закладці Ви можете знайти помилки під час планування або виконання платежів та актів контрактів портфеля проектів.
Сумарне значення для проектів, підрядників та договорів показує відхилення за плановими та фактичними має стриматися до нуля.
На сторінці показані фільтри:
- Проект – фільтри за назвою проектів.
- Контрагент – фільтри по підрядним організаціям.
- Договір – фільтр за назвою договорів.
- Період – фільтр за часовими періодами.
Налаштування документа "Реєстр актів виконаних робіт портфеля проектів" у MS Excel
Як отримати документ «Реєстр актів виконаних робіт портфеля проектів» у MS Excel
- Зареєструйтесь або увійди на сайт.
- Зробіть символічну оплату.
- Завантажте файл із документом.
Під час роботи реєстру використовуються довідники основних полів реєстру. Вони дозволяють забезпечити зручність заповнення та уникнути помилок та неточностей при заповненні.
У реєстрі використовуються такі довідники:
Статті виплат – довідник переліку статей виплат у проекті. Найбільш типові статті: "Підрядники", "Матеріали", "Обладнання" та "Механізми".
