Для дальнейшего роста и повышения управляемости проектов руководство приняло решение внедрить современные цифровые инструменты и профессиональные методики проектного управления.
Цель проекта
Ключевой целью сотрудничества стало обучение сотрудников компании профессиональным методам и подходам управления проектами с использованием инструментов MS Project Pro и MS Project Online.
Важно было не просто научить сотрудников работать с программными продуктами, а сформировать у них:
- глубокое понимание современной проектной методологии;
- практические навыки планирования сроков, затрат, ресурсов;
- умение контролировать выполнение проектов на каждом этапе;
- способность работать с портфелем проектов в единой корпоративной системе.
Проект проводился в сентябре 2018 года в формате специализированного тренинга.
Задачи, поставленные руководством компании
В ходе работы передо мной стояли следующие задачи:
- обучение сотрудников профессиональному планированию сроков и содержания проектов;
- освоение принципов расчёта затрат и управления денежными потоками;
- формирование навыков распределения и контроля трудовых ресурсов;
- обучение фиксации фактического выполнения, анализу отклонений и перепланированию;
- освоение корпоративных инструментов для управления портфелем проектов;
- внедрение практик использования MS Project Pro и MS Project Online в ежедневной работе.
Решение: проведение комплексного тренинга
Для компании был проведён специализированный тренинг
«Управление проектами на базе MS Project Pro и MS Project Online», направленный на развитие ключевых навыков проектного менеджмента и освоение цифровых инструментов Microsoft.
В рамках программы были изучены:
1. Планирование сроков и содержания проекта
Участники освоили:
- декомпозицию работ и создание структуры проекта (WBS);
- определение логических связей между задачами;
- расчёт длительности и построение сетевого графика;
- определение критического пути.
2. Планирование затрат и управление денежными средствами
Были подробно рассмотрены:
- назначение ставок ресурсов;
- формирование бюджета проекта;
- учёт фактических затрат;
- анализ финансовых отклонений.
3. Планирование и управление трудовыми ресурсами
Сотрудники научились:
- формировать пул ресурсов;
- назначать исполнителей;
- анализировать загрузку;
- устранять перегрузки;
- использовать выравнивание ресурсов.
4. Контроль выполнения, анализ и перепланирование
Отдельный модуль был посвящён:
- фиксации фактического прогресса проекта;
- выявлению отклонений;
- корректировке сроков и длительности работ;
- обновлению базового плана.
5. Управление портфелем проектов в MS Project Online
Участники получили навыки:
- работы с корпоративной платформой;
- публикации проектов;
- использования центра ресурсов;
- настройки отчётности и аналитики;
- ведения нескольких проектов одновременно в единой системе.
Моя роль и вклад
В рамках тренинга я выполнял следующие функции:
- анализ потребностей компании и уровня подготовки сотрудников;
- адаптация программы обучения под деятельность «Хорос»;
- подготовка практических примеров, учебных материалов и демонстраций;
- проведение живого тренинга с разбором реальных рабочих ситуаций;
- ответы на вопросы сотрудников и индивидуальные консультации;
- рекомендации по внедрению MS Project Pro и MS Project Online в существующие процессы компании.
Моя задача заключалась не только в передаче знаний, но и в том, чтобы сотрудники компании начали системно применять инструменты в ежедневной работе, повышая прозрачность и предсказуемость проектной деятельности.
Результаты проекта
По итогам тренинга компания «Хорос» получила:
- Повышение профессионального уровня сотрудников. Команда приобрела уверенные навыки работы с инструментами MS Project Pro и MS Project Online и стала использовать их в операционной деятельности.
- Формирование единого подхода к управлению проектами. Был создан общий стандарт планирования, контроля и обновления проектных графиков.
- Улучшение качества планирования. Сотрудники научились строить чёткие, логичные и согласованные сетевые планы, что повысило предсказуемость сроков.
- Оптимизация управления затратами. Корректная работа с бюджетами позволила снизить финансовые риски и повысить прозрачность расходов.
- Эффективное распределение ресурсов. Были устранены перегрузки, улучшена загрузка сотрудников и оптимизировано распределение задач.
- Повышение управляемости проектного портфеля. MS Project Online позволил руководству получать актуальную картину выполнения всех проектов компании.
Итог
Реализация тренинга стала важным этапом развития проектной культуры компании «Хорос». Сотрудники получили не только инструменты, но и глубокое понимание принципов проектного управления.
Компания отметила высокую эффективность обучения и рекомендовала меня как эксперта по MS Project, профессионального тренера и консультанта по внедрению цифровых инструментов управления проектами.
