Для подальшого зростання та підвищення керованості проектів керівництво вирішило впровадити сучасні цифрові інструменти та професійні методики проектного управління.
Ціль проекту
Ключовою метою співпраці стало навчання співробітників компанії професійним методам та підходам управління проектами з використанням інструментів MS Project Pro та MS Project Online.
Важливо було не просто навчити співробітників працювати з програмними продуктами, а сформувати у них:
- глибоке розуміння сучасної проектної методології;
- практичні навички планування термінів, витрат, ресурсів;
- вміння контролювати виконання проектів кожному етапі;
- здатність працювати з портфелем проектів у єдиній корпоративній системі.
Проект проводився у вересні 2018 року у форматі спеціалізованого тренінгу.
Завдання, поставлені керівництвом компанії
У ході роботи переді мною стояли такі завдання:
- навчання співробітників професійного планування строків та змісту проектів;
- освоєння принципів розрахунку витрат та управління грошовими потоками;
- формування навичок розподілу та контролю трудових ресурсів;
- навчання фіксації фактичного виконання, аналізу відхилень та перепланування;
- освоєння корпоративних інструментів для керування портфелем проектів;
- впровадження практик використання MS Project Pro та MS Project Online у щоденній роботі.
Рішення: проведення комплексного тренінгу
Для компанії було проведено спеціалізований тренінг
"Управління проектами на базі MS Project Pro та MS Project Online", спрямований на розвиток ключових навичок проектного менеджменту та освоєння цифрових інструментів Microsoft.
В рамках програми були вивчені:
1. Планування термінів та змісту проекту
Учасники освоїли:
- декомпозицію робіт та створення структури проекту (WBS);
- визначення логічних зв'язків між завданнями;
- розрахунок тривалості та побудова мережевого графіка;
- визначення критичного шляху.
2. Планування витрат та управління грошовими коштами
Були докладно розглянуті:
- призначення ставок ресурсів;
- формування бюджету проекту;
- облік фактичних витрат;
- аналіз фінансових відхилень.
3. Планування та управління трудовими ресурсами
Співробітники навчилися:
- формувати пул ресурсів;
- призначати виконавців;
- аналізувати завантаження;
- усувати навантаження;
Використовувати вирівнювання ресурсів.
4. Контроль виконання, аналіз та перепланування
Окремий модуль був присвячений:
- фіксації фактичного прогресу проекту;
- виявлення відхилень;
- коригування строків та тривалості робіт;
- оновлення базового плану.
5. Управління портфелем проектів у MS Project Online
Учасники отримали навички:
- роботи з корпоративною платформою;
- публікації проектів;
- використання центру ресурсів;
- налаштування звітності та аналітики;
- ведення кількох проектів одночасно у єдиній системі.
Моя роль та внесок
У рамках тренінгу я виконував такі функції:
- аналіз потреб компанії та рівня підготовки співробітників;
- адаптація програми навчання під діяльність "Хорос";
- підготовка практичних прикладів, навчальних матеріалів та демонстрацій;
- проведення живого тренінгу із розбором реальних робочих ситуацій;
- відповіді на запитання співробітників та індивідуальні консультації;
- рекомендації щодо впровадження MS Project Pro та MS Project Online у існуючі процеси компанії.
Моє завдання полягало не лише у передачі знань, а й у тому, щоб співробітники компанії почали системно застосовувати інструменти у щоденній роботі, підвищуючи прозорість та передбачуваність проектної діяльності.
Результати проекту
За підсумками тренінгу компанія Хорос отримала:
- Підвищення професійного рівня працівників. Команда набула впевнених навичок роботи з інструментами MS Project Pro та MS Project Online і стала використовувати їх в операційній діяльності.
- Формування єдиного підходи до управління проектами. Було створено загальний стандарт планування, контролю та оновлення проектних графіків.
- Поліпшення якості планування. Співробітники навчилися будувати чіткі, логічні та узгоджені мережеві плани, що підвищило передбачуваність термінів.
- Оптимізація керування витратами. Коректна робота з бюджетами дозволила знизити фінансові ризики та підвищити прозорість видатків.
- Ефективний розподіл ресурсів. Було усунено перевантаження, покращено завантаження співробітників та оптимізовано розподіл завдань.
- Підвищення керованості проектного портфеля. MS Project Online дозволив керівництву отримувати актуальну картину виконання всіх проектів компанії.
Підсумок
Реалізація тренінгу стала важливим етапом розвитку проектної культури компанії Хорос. Співробітники отримали як інструменти, а й глибоке розуміння принципів проектного управління.
Компанія відзначила високу ефективність навчання та рекомендувала мене як експерта з MS Project, професійного тренера та консультанта з впровадження цифрових інструментів управління проектами.
