Основные задачи администратора проекта
- Администрирование документации проекта
- Ведение, обновление и систематизация всей проектной документации.
- Подготовка и оформление протоколов встреч, решений, служебных записок.
- Контроль версий документов, обеспечение корректного хранения и доступа.
- Подготовка презентаций, отчётов и вспомогательных материалов для команды проекта.
- Организация коммуникаций и координация
- Организация встреч, совещаний, рабочих групп, демо и других мероприятий проекта.
- Управление календарём проекта, бронирование переговорных, отправка приглашений.
- Рассылка информации участникам проекта, своевременное уведомление о важных событиях.
- Поддержка коммуникаций между внутренними и внешними участниками проекта.
- Поддержка менеджера проекта
- Сбор оперативной информации о статусе задач и подготовка сводок.
- Помощь в подготовке планов, графиков, статус‑отчетов, риск реестров и другого ПМ контента.
- Выполнение поручений менеджера проекта, связанных с организацией процессов.
- Контроль выполнения отдельных административных задач проектной команды.
- Контроль выполнения процедур и регламентов
- Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов и методологии управления проектами.
- Мониторинг своевременного предоставления отчётности участниками проекта.
- Проверка соответствия оформляемых документов установленным шаблонам и требованиям.
- Контроль соблюдения процессов согласования и утверждения документов.
- Мониторинг и отчётность по административным задачам
- Ведение реестров участников проекта, списков рассылки, матриц ответственности.
- Ведение проектных логов (вопросы, решения, изменения, риски — в административной части).
- Подготовка еженедельных или ежемесячных административных отчётов.
- Контроль сроков выполнения административных задач проектной команды.
- Поддержка процессов онбординга и офбординга участников проекта
- Организация доступа к системам, документам, рабочим пространствам.
- Подготовка стартовых наборов материалов для новых участников проекта.
- Закрытие доступов и архивирование материалов после завершения участия сотрудников.
- Общая организационная поддержка проекта
- Решение бытовых, организационных и вспомогательных вопросов команды.
- Координация логистики: поездки, командировки, оборудование, рабочие места.
- Поддержка в проведении внутренних мероприятий и активностей проекта.
Функции роли администратора проекта
|
Функции |
Регламенты |
|---|---|
|
Определение заинтересованных сторон |
|
|
Разработка плана взаимодействия |
|
|
Формирование итогового отчета |
|
|
Сбор документов и передача в архив |
|
|
Планирование взаимодействия шаблонов проектов |
Дополнительные требования роли администратора проекта
- Знания в области управления проектами.
- Навыки работы с программными продуктами по планированию проектов
- Навыки работы с офисными приложениями.
Подобрать специалистов на роль администратора проекта Вы можете на сайте pm-way.com
Подготовить специалистов на данную роль из числа сотрудников фирмы.
