Адміністратор проекту

Основні задачі адміністратора проєкта

1. Адміністрування документації проєкту
   • Ведення, оновлення та систематизація всієї проєктної документації.
   • Підготовка та оформлення протоколів зустрічей, рішень, службових записок.
   • Контроль версій документів, забезпечення коректного зберігання та доступу.
   • Підготовка презентацій, звітів і допоміжних матеріалів для команди проєкту.
2. Організація комунікацій і координація
   • Організація зустрічей, нарад, робочих груп, демо та інших заходів проєкту.
   • Управління календарем проєкту, бронювання переговорних кімнат, надсилання запрошень.
   • Розсилка інформації учасникам проєкту, своєчасне інформування про важливі події.
   • Підтримка комунікацій між внутрішніми та зовнішніми учасниками проєкту.
3. Підтримка менеджера проєкту
   • Збір оперативної інформації про статус завдань і підготовка зведених матеріалів.
   • Допомога в підготовці планів, графіків, статус‑звітів, реєстрів ризиків та іншого PM‑контенту.
   • Виконання доручень менеджера проєкту, пов’язаних з організацією процесів.
   • Контроль виконання окремих адміністративних завдань команди проєкту.
4. Контроль виконання процедур і регламентів
   • Забезпечення дотримання корпоративних стандартів і методології управління проєктами.
   • Моніторинг своєчасного подання звітності учасниками проєкту.
   • Перевірка відповідності оформлюваних документів встановленим шаблонам і вимогам.
   • Контроль дотримання процесів погодження та затвердження документів.
5. Моніторинг і звітність з адміністративних питань
   • Ведення реєстрів учасників проєкту, списків розсилки, матриць відповідальності.
   • Ведення проєктних логів (питання, рішення, зміни, ризики — в адміністративній частині).
   • Підготовка щотижневих або щомісячних адміністративних звітів.
   • Контроль строків виконання адміністративних завдань командою проєкту.
6. Підтримка процесів онбордингу й офбордингу учасників проєкту
   • Організація доступу до систем, документів і робочих просторів.
   • Підготовка стартових наборів матеріалів для нових учасників проєкту.
   • Закриття доступів і архівування матеріалів після завершення участі співробітників.
7. Загальна організаційна підтримка проєкту
   • Вирішення побутових, організаційних і допоміжних питань команди.
   • Координація логістики: поїздки, відрядження, обладнання, робочі місця.
   • Підтримка в проведенні внутрішніх заходів і активностей проєкту.

Функції ролі

Додаткові вимоги:

• Знання в області управління проектами.
• Навички роботи з програмними продуктами з планування проектів
• Навички роботи з офісними програмами.

Підібрати фахівців на роль адміністратора проекту Ви можете на сайті www.pm-way.com