Аналитик портфеля проектов

Аналитик портфеля проектов роль участника проектного управления. Основной задачей специалиста, выполняющего данную роль, является анализ портфеля проектов. Функции аналитика портфеля проектов являются частью базовых функций проектного офиса.

Основные задачи аналитика портфеля проектов

Сбор, консолидация и анализ данных по проектам
- Сбор статистики и отчетности от менеджеров проектов.
- Проверка корректности данных: сроки, статус задач, риски, бюджет, ресурсы.
- Формирование сводных данных по портфелю и подготовка аналитических материалов.
Мониторинг статуса портфеля
- Отслеживание выполнения ключевых этапов проектов, прогресса и отклонений.
- Контроль соблюдения сроков, бюджета и целевых показателей.
- Разработка регулярных статус‑отчётов: weekly, monthly, quarterly.
- Подготовка дашбордов и KPI‑метрик для руководства.
Анализ рисков портфеля и проблемных зон
- Сбор и анализ проектных рисков, оценка их влияния на портфель.
- Идентификация системных проблем и узких мест.
- Подготовка рекомендаций по снижению рисков: перераспределение ресурсов, изменение приоритетов, корректировка сроков.
Поддержка процесса приоритизации проектов
- Подготовка аналитики для решений о запуске, приостановке или закрытии проектов.
- Оценка стратегического соответствия проектов целям компании.
- Анализ стоимости, ценности, срочности и ресурсоёмкости проектов.
- Поддержка работы портфельного комитета.
Финансово‑аналитическая поддержка портфеля
1. Сопоставление плановых и фактических затрат по проектам.
2. Анализ ROI, CAPEX/OPEX, прогнозов бюджета и ресурсных потребностей.
3. Моделирование финансовых сценариев при изменении состава портфеля.
Управление ресурсами портфеля
1. Анализ ресурсной нагрузки в разрезе всех проектов.
2. Подготовка отчётов о доступности специалистов, перегрузке, дефиците компетенций.
3. Предложения по оптимизации распределения ресурсов.
Методологическая поддержка PMO
- Участие в разработке стандартов отчётности, шаблонов, методик и процессов.
- Контроль корректного применения методологии проектного управления.
- Обучение менеджеров проектов требованиям к данным и отчётности.
Поддержка стратегического управления портфелем
- Подготовка аналитики для руководства и стратегических комитетов.
- Участие в формировании портфельных решений: распределение бюджета, пересмотр приоритетов.
- Аналитическая оценка влияния изменений на весь портфель (what‑if analysis).
Коммуникация и координация
- Взаимодействие с менеджерами проектов, финансовым отделом, ресурсными менеджерами.
- Своевременное информирование стейкхолдеров о статусе и изменениях в портфеле.
- Подготовка презентаций и информаторов для руководства.

Функции роли аналитика портфеля проектов

№	Функции	Регламенты
1.	Регистрация запросов на проект.	Инициация проекта
1.	Аналитик портфеля проектов принимает запросы на проект от инициаторов (https:pm-way.com/materials/material/show/113), а также помогает формировать запросы на проект инициаторам. Инициатор проекта может быть любой сотрудник компании. Проекты стратегического развития инициируют сотрудники стратегического развития. Проекты продажи услуг компании инициируются сотрудниками отдела продаж. В рамках данной функции аналитик портфеля проектов проводит первоначальный анализ и отбор запросов. Шаги реализации функции: Инициатор проекта создает в списке "Реестре запросов на проект" на MS Project Online новый элемент. При инициации нового запроса на проект инициатор должны описать первоочередные элементы: заинтересованные стороны проекта, тип проекта (внутренний ли внешний проект), шаблон плана-графика реализации, сроки реализации проекта, стоимость проекта, предварительная оценка уровня дохода (для внешних проектов). Аналитик портфеля проектов должен проверить правильность заполнения запроса на проект. Аналитик портфеля проектов определяет перечень аналитиков для проведения дальнейшего анализа. Запросов на проект должен быть отмечен как "Добавлен".
2.	Анализ запроса на проект	Инициация проекта
2.	Специалисты по предметной области определенные аналитиком портфеля проектов проводят анализ запросов на проект (https:pm-way.com/materials/material/show/113), по результату которых в запрос на проект добавляется аналитические данные о технических и экономических особенностях реализации проекта. Шаги реализации функции: Специалисты по предметной области проводят оценку запроса на проект на предмет технической и экономической обоснованности реализации проекта. Аналитик портфеля проектов проверяет качество проведения анализа запроса на проект специалистами предметной области. В списке "Реестр запросов на проект" запрос отмечается как "Проанализирован".
3.	Разработка стратегического плана проекта	Инициация проекта
3.	На основании шаблонов планов-графиков используя запросы на проект, принятые к реализации администратор проекта создает план график проекта и публикует его в портфеле проектов компании. При публикации администратор портфеля проектов описывает проект согласно принятых в компании правил и требований. Шаги реализации функции: На основании шаблона плана-графика (на основании определенного типа проекта) создается план-график проекта. Аналитик портфеля проектов определяет дату старта проекта и крайний срок реализации проекта. Аналитик портфеля проектов определяет затратны проекта (в поле "Фиксированные затраты"). Аналитик проекта определяет бюджет из которого будет проводится финансирование проекта, а также сумма которая будет выделятся из определенных бюджетов. Аналитик портфеля проектов определяет корпоративные календари нового проекта проекта. При необходимости аналитик портфеля проектов создает дополнительные корпоративные календари системы. Аналитик портфеля проектов сохраняет базовый план проекта. На странице "Информация о проекте" в системе MS Project Online в поле "Этапы проекта" устанавливается значение "Инициирован"
4.	Интеграция проекта в портфель проектов	Инициация проекта
4.	Проекты, для которых принято решение о реализации проводится анализ наличия зависимостей между проекта. При определении зависимостей для данных проектов устанавливается связи между вехами результатами. Шаги реализации функции: При необходимости новосозданный проект включается аналитиком портфеля проектов в уже созданные программы компании. Между проектами программы аналитиком портфеля проектов устанавливается связь между вехами проектов.
5.	Мониторинг реализации портфеля проектов	Управление портфелем проектов
5.	Администратор портфеля проектов проводит анализ портфеля на предмет качества управления: временем, затратами, контрактами, взаимодействием, качеством, рисками. В результате данного анализа аналитик портфеля проектов формирует отчет об анализе портфеля проектов в системе MS Project Online. Шаги реализации функции: Аналитик портфеля проектов проводит анализ качества планирования и управления проектами портфеля и помогает руководителям проектам исправлять ошибки. Замечания к качеству планированию и управлению указывается в заметках к задачам в MS Project Pro. Аналитик портфеля проектов сообщает руководителю портфеля проектов о возможных проблемах в проектах портфеля. Замечания к проектам указывается в документах "Отчет о реализации портфеля проектов", который размещается на MS Project Online.
6.	Разработка плана верхнего уровня шаблонов проектов.	Развития шаблонов проектов
6.
7.	Разработка технологического плана шаблонов проектов	Развития шаблонов проектов
7.
8.	Разработка лотов шаблонов проектов	Развития шаблонов проектов
8.
9.	Назначение типов ресурсов и оптимизация их загрузки шаблонов проектов	Развития шаблонов проектов
9.
10.	Разработка бюджета шаблонов проектов	Развития шаблонов проектов
10.
11.	Планирование взаимодействия шаблонов проектов	Развития шаблонов проектов
11.
12.	Обновление корпоративного реестра требований качества	Развития шаблонов проектов
12.
13.	Обновление корпоративного реестра рисков	Развития шаблонов проектов
13.
14.	Утверждение шаблонов планов-графиков	Развития шаблонов проектов
14.