Дашборд з контролю термінів, обсягів та витрат портфеля проектів у MS Power BI

Дашборд з контролю термінів, обсягів та витрат портфеля проектів у MS Power BI

Мета дашборду з контролю портфеля проектів полягає у тому, щоб показати стан справ на проектах. Керівники компанії у свою чергу мають ухвалити рішення втручатися в управління проектами або продовжити реалізацію без змін.

Представлений дашборд дозволяє контролювати терміни, обсяги та витрати проектів портфеля. Давайте розберемо дашборд за пунктами:

Загальна інформація щодо портфелю проектів

У розділі "Основна" виводиться загальна інформація про проекти портфеля. Для опису поточної ситуації ми пропонуємо вказати такі пункти:

• Проект – назва проектів портфеля.
• Керівник проекту – ім'я керівника проекту.
• % план – відсоток плановий розраховується MS Project Pro на створенні даних про фактичне започаткування реалізації проекту та поточну дату.
• % тривалість - відсоток завершення проекту за термінами. Інформація розраховуйте MS Project Pro на базі фактичної тривалості завдань і дат початку та закінчення. Підходить для всіх проектів та організацій, які очікують якнайшвидшого завершення проектів.
• % відхилення за тривалістю - різниця між плановим відсотком та відсотками за тривалістю проектів. Це поле показує якість поновлення термінів завдань проектів.
• % за обсягами – відсоток виконання завдань проектів заповнений Головним інженером та відповідальними фахівцями з предметної галузі. Показник демонструє суб'єктивну оцінку відповідальних фахівців проектів рівня готовності продуктів проектів.
• % відхилення за обсягами – різниця між плановим відсотком та відсотками за обсягами. Це поле показує якість поновлення обсягів завдань проектів.
• % витрати - відсоток освоєння витрат проекту. Це поле показує відношення фактичних витрат до планових витрат проектів.
• Початок – дата старту проектів.
• Закінчення – планова дата завершення проектів.
• Відхилення закінчення – показник, наскільки відхилилася планова дата закінчення від затвердженої керівництвом.
• Витрати – витрати проектів портфеля
• Відхилення вартості - відхилення планових витрат проектів від затверджених керівництвом.

У розділі "Завдання верхнього рівня" виводиться таблиця про завдання верхнього рівня в проектах. Для опису завдань представлені такі стовпці:

• Проект – назва проектів портфеля.
• % план – відсоток плановий розраховується на створенні даних про фактичне започаткування завдання та поточну дату.
• % тривалості – відсоток завершення завдань за термінами.
• % відхилення за тривалістю - різниця між плановим відсотком та відсотками за тривалістю завдань. Це поле показує якість поновлення термінів завдань.
• % за обсягами – відсоток виконання завдань проекту заповнений Головним інженером та відповідальними фахівцями з передментної галузі. Показник демонструє суб'єктивну оцінку відповідальних фахівців проекту рівня готовності продуктів проекту.
• % відхилення за обсягами – різниця між плановим відсотком та відсотками за обсягами. Це поле показує якість поновлення обсягів завдань.
• % витрати - відсоток освоєння витрат задач верхнього рівня. Це поле показує ставлення фактичних витрат до планових витрат задач верхнього рівня.
• Назва – назва задач верхнього рівня.
• Відповідальний - ім'я або роль відповідальних задач.
• Закінчення – планова дата завершення завдання.
• Відхилення до закінчення – показник наскільки відхилилася планова дата закінчення від затвердженої керівництвом.
• Тривалість – тривалість завдань верхнього рівня.
• Витрати - витрати завдань верхнього рівня.

S-крива проектів

На графіці представлено S-криву побудову на базі обсягів. Якщо Ви ходите використовувати цей інструмент, необхідно додати ресурс "Обсяг" і вказати його значення для кожного завдання. На графіці представлені криві.

• Затверджені витрати – затверджений керівництвом обсяг проекту за періодами.
• Планові витрати – поточний плановий обсяг проекту за періодами.
• Фактичні витрати – освоєний обсяг проекту зараз.
• % затверджений - затверджений відсоток виконання за періодами.
• % план - плановий відсоток виконання за періодами.
• % факт - фактичний відсоток виконання за періодами.

Результаты проектов и текущие задачи проектов

У розділі "Продукти" подається весь перелік результатів проектів та їхній стан. Результати описуються як віхи. У цьому розділі наведено такі пункти:

• Проект – назва проектів портфеля.
• Продукт – назва продукту проекту.
• % план - показник готовності товару за термінами.
• % тривалості – показник готовності товару у графіці проекту.
• % відхилення за тривалістю - різниця між плановим відсотком та відсотками за готовністю у плані-графіці. Це поле показує якість поновлення планів-графіків.
• % за обсягами – показник готовності продукту на думку Головного інженера та відповідальних спеціалістів з предметної галузі.
• % відхилення за обсягами – різниця між плановим відсотком та відсотками за обсягами. Це поле показує якість поновлення обсягів завдань проектів.
• Крайній термін – дата останнього терміну навчання продукту.
• Резерв - кількість днів відхилення від встановленого останнього терміну.
• Закінчення – планова дата отримання товарів.
• Відхилення закінчення – показник, наскільки відхилилася планова дата отримання продукту від затвердженої керівництвом.

Розділ "Поточні завдання" включає завдання проектів заплановані і не виконані в поточному часовому періоді. Перелік завдань залежить від поля "% завершення" та "Дата звіту про стан". У цьому розділі наведено такі пункти:

• Проект – назва проектів портфеля.
• Назва – назва задач поточного періоду.
• Відповідальний - ім'я або роль відповідальних задач.
• % план – відсоток плановий розраховується на створенні даних про фактичне започаткування реалізації завдань та поточну дату.
• % тривалості – відсоток завершення проекту за термінами. Інформація розраховується на основі фактичної тривалості завдань і дат початку та закінчення.
• % відхилення за тривалістю - різниця між плановим відсотком та відсотками за готовністю у плані-графіці. Це поле показує якість поновлення планів-графіків.
• % за обсягами – відсоток виконання завдань проекту заповнений Головним інженером та відповідальними фахівцями з предметної галузі. Показник демонструє суб'єктивну оцінку відповідальних фахівців проекту рівня готовності продуктів проекту.
• % відхилення за обсягами – різниця між плановим відсотком та відсотками за обсягами. Це поле показує якість поновлення обсягів завдань проектів.
• % витрати - відсоток освоєння витрат задач. Це поле показує ставлення фактичних витрат до планових витрат завдань.
• Закінчення – планова дата завершення завдання.
• Відхилення закінчення – показник, наскільки відхилилася планова дата закінчення від затвердженої керівництвом.
• Витрати – витрати завдань.
• Відхилення вартості - відхилення планових витрат завдань від затверджених керівництвом.

Завдання по поточних місяців

У розділі "Місяця" виводяться та групуються завдання минулого, поточного та майбутнього місяця. Список допомагає оцінити якість реалізації завдань проекту. Список містить наступний набір стовпців:

• Проект – назва проектів портфеля.
• WBS - значення коду структури декомпозиції робіт проекту для завдань верхнього рівня.
• Назва – назва завдань.
• Відповідальний – ім'я чи роль відповідальних за завдання.
• Початок – планова дата старту завдання.
• Закінчення – дата до якої виконання завдання має бути завершено.
• % план – відсоток плановий розраховується на створенні даних про фактичне започаткування реалізації проекту та поточну дату.
• % тривалості – відсоток завершення проекту за термінами. Інформація розраховується на основі фактичної тривалості завдань і дат початку та закінчення.
• % за обсягами – відсоток виконання завдань проекту заповнений Головним інженером та відповідальними фахівцями з предметної галузі. Показник демонструє суб'єктивну оцінку відповідальних фахівців проекту рівня готовності продуктів проекту.
• % витрати - відсоток освоєння витрат задач. Це поле показує ставлення фактичних витрат до планових витрат завдань.
• Резевр – кількість днів відхилення до встановлених крайніх термінів.
• Відхилення закінчення – показник, наскільки відхилилася планова дата закінчення від затвердженої керівництвом.
• Витрати – витрати завдань.
• Відхилення вартості - відхилення планових витрат завдань від затверджених керівництвом.

Витрати проектів з урахуванням ресурсів

Для контролю витрат проектів ми можемо аналізувати витрати груп ресурсів за проектами. Аналізуючи значення поля "Відхилення витрат" керівники компанії можуть контролювати витрати проектів.

На сторінці "Витрати" представлена ​​наступна інформація щодо проектів та груп ресурсів:

• Базові витрати - витрати узгоджені з керівником компанії.
• Планові витрати - витрати на запланування в проектах на даний момент.
• Відхилення за витратами – різниця між затвердженими та плановими витратами.
• Фактичні витрати - фактичні витратине ресурси витрачені на ресурси проектів.
• Залишкові витрати - різниця між плановими і фактичними витратами.

Налаштувати дашборд «Контроль термінів та витрат портфеля проектів» у MS Power BI

Як отримати дашборд «Контроль термінів та витрат портфеля проектів» у MS Power BI

1. Зареєструйтесь або увійди на сайт.
2. Зробіть символічну оплату.
3. Завантажте файл зі звітом.

Як налаштувати дашборд у MS Power BI

1. Завантажте MS Power BI і увійдіть під своїм обліковим записом.
2. Відкрийте звіт у MS Power BI.
3. Перейдіть в меню «Дані», пункт «Отримати дані» та підпункт «Запустити редактор Power Query».
4. Для цього натисніть на параметр "Path" і рядок "https://studyoberemokii.sharepoint.com/sites/uk/" замініть на адресу свого сервера.
5. Перейдіть на пункт меню «Основна» та підпункт «Оновити попередній перегляд».
6. Уточніть портфелі та типи портфелів у таблиці "Проекти", групи відповідних у таблиці "Завдання" та груп ресурсів у таблиці "Ресурси".
7. У тому ж пункті «Основна» натисніть кнопку «Закрити та застосувати».