Використання документа "Реєстр матеріалів портфеля проектів" у MS Excel
Заснування завдання документа «Реєстр матеріалів портфеля проектів» у MS Excel – планування та відстеження матеріальних ресурсів портфеля проектів. Матеріальні ресурси у плані-графіці проекту вже розподіленим по завданням, у своїй складу чи майданчики проектів матеріальні ресурси надходять іншими партіями після чого розподіляються по задачам. Крім цього, ми можемо планувати та відстежувати платежі за матеріальні ресурси. Цей інструмент використовують менеджери з обсічення проектів.
До завдань документи належать:
- Планування та фіксування отримання матеріальних ресурсів.
- Планування та фіксування оплат матеріальних ресурсів.
- Аналіз якості планування матеріальних ресурсів.
- Аналіз оплат за матеріальні ресурси.
На сторінці "Матеріальні ресурси" ми плануємо та фіксуємо отримання ресурсів. У разі внесення даних про матеріальні ресурси вказується:
- Проект - назва проекту у портфелі
- Контрагент – назва компанії або ім'я фізичної особи, яка надсилає матеріали.
- Договір – номер та дата договору, на підставі якого ми отримуємо матеріали.
- Тип ресурсу – назва групи ресурсів.
- Ресурси - назва матеріального ресурсу
- Дата – отримання матеріалу.
- Кількість – кількість матеріалів, які ми отримуємо.
- Ціна – ціна матеріалу.
- Вартість – вартість партії матеріалів
- ПланФакт - поле має значення "План" або "Факт". Це відокремлює планове та фактичне отримання матеріалів.
На сторінці "Виплати" ви плануємо та фіксуємо оплати у портфелі проектів.
При описі платежів зазначається:
- Проект - назва проекту у портфелі
- Стаття – стаття, за якою враховуватиметься платіж.
- Контрагент – назва компанії або ім'я фізичної особи, яка здійснює платіж.
- Договір – номер та дата договору, на підставі якого ми здійснюємо платіж.
- Опис платежу
- Дата платежу
- Сума платежу
- Тип – поле має значення "План" або "Факт". Це відокремлює планові та фактичні платежі.
Аналіз кількості та вартості матеріалів портфеля проектів у MS Excel
На підставі даних про матеріали портфеля проектів розраховується загальна інформація про кількість та витрати портфеля проектів. У розрахунку представлена планова та фактична інформація про надходження матеріалів до портфеля.
У таблиці подано таку інформацію:
- Кількість план – кількість запланованих для постачання матеріалів.
- Кількість фактів - кількість отриманих матеріалів.
- Відхилення за кількістю – кількість недоотриманих матеріалів.
- Витрати на план - вартість запланованих матеріалів.
- Витрати факт – вартість отриманих матеріалів
- Відхилення за витратами – вартість недоотриманих матеріалів
Інформація згуппірована за: Тип ресурсів, Назва ресурсів. Постачальників, Договорів та Проекти.
На сторінці використовуються фільтри: Проект, Договір, Контрагент, Тип ресурсів та Ресурси.
На сторінці "Витрати" виводиться інформація про платежі за матеріальні ресурси та вартість матеріальних ресурсів у рамках тимчасових періодів.
У таблиці подано таку інформацію:
- Оплата план - запланована сума оплат за період.
- Оплата факт - заплачена сума за період.
- Відхилення оплат – наскільки факт відрізняється від плану.
- Витрати на план - на яку суму заплановано матеріалів.
- Витрати на факт - на яку суму прийшло матеріалів.
- Відхилення витрат - наскільки факт із витрат відрізняється від плану.
- Різниця за планом - різниця між плановими оплатами та плановими витратами.
- Різниця за фактом - різниця між фактичними оплатами та фактичними витратами.
Інформація сгуппірована по: Проекти, Постачальники, Договори.
На сторінці використовуються фільтри: Проект, Договір, Контрагент, Тимчасовий період.
На сторінці "Нарастаючий результат" виводиться інформація про платежі за матеріальні ресурси та вартість матеріальних ресурсів у рамках часових періодів нарастаючим результатом. Ви можете аналізувати оплату та витрати матеріалів з урахуванням інформації попередніх періодів.
У таблиці подано таку інформацію:
- Оплата за план (нар.) - запланована сума оплат нарастаючим підсумком.
- Оплата факт (нар.) - заплачена сума нарастаючим підсумком.
- Відхилення оплат (нар.)- наскільки факт відрізняється від плану нарастаючим результатом.
- Витрати план (нар.)- яку суму заплановано матеріалів нарастаючим результатом.
- Витрати факт (нар.)- яку суму надійшло матеріалів нарастаючим результатом.
- Відхилення витрат (нар.)- наскільки факт із витрат відрізняється від плану нарастаючим результатом.
- Різниця за планом (нар.) - різниця між плановими оплатами та плановими витратами нарастаючим результатом. Показує якість планування.
- Різниця за фактом (нар.) - різниця між фактичними оплатами та фактичними витратами нарастаючим результатом. Показує якість виконання.
Інформація сгуппірована по: Проекти, Постачальники, Договори.
На сторінці використовуються фільтри: Проект, Договір, Контрагент, Тимчасовий період.
Для зручності контролю на окремому графіку виведено показники відхилень:
- Відхилення оплат (нар.)- наскільки факт відрізняється від плану нарастаючим результатом.
- Відхилення витрат (нар.)- наскільки факт із витрат відрізняється від плану нарастаючим результатом.
- Різниця за планом (нар.) - різниця між плановими оплатами та плановими витратами нарастаючим результатом.
- Різниця за фактом (нар.) - різниця між фактичними оплатами та фактичними витратами нарастаючим результатом.
На окремому графіку представлена інформація про оплати та витрати матеріалів нарастаючим підсумком.
На графіку показано:
- Оплата за план (нар.) - запланована сума оплат нарастаючим підсумком.
- Оплата факт (нар.) - заплачена сума нарастаючим підсумком.
- Витрати план (нар.)- яку суму заплановано матеріалів нарастаючим результатом.
- Витрати факт (нар.)- яку суму надійшло матеріалів нарастаючим результатом.
Налаштування документа "Реєстр матеріалів проекту" у MS Excel
Як отримати документ «План руху коштів проекту» в MS Excel
- Зареєструйтесь або увійди на сайт.
- Зробіть символічну оплату.
- Завантажте файл із документом.
Під час роботи реєстру використовуються довідники основних полів реєстру. Вони дозволяють забезпечити зручність заповнення та уникнути помилок та неточностей при заповненні.
У реєстрі використовуються такі довідники:
- Статті виплат – довідник переліку статей виплат у проекті. Найбільш типові статті: "Підрядники", "Матеріали", "Обладнання" та "Механізми".
- Тип - тип визначає чи є значення запланованими чи фактичними.
- Тип ресурсу – довідник визначає типи матеріальних ресурсів у списку.
