У межах проєкту з упровадження та розвитку корпоративної системи управління проєктами в компанії «ТОВ АМ‑Софт» було проведено комплексну роботу, спрямовану на формування єдиного, структурованого та керованого портфеля проєктів. Основним завданням стало створення прозорої системи планування, контролю та координації проєктної діяльності на базі інструментів Microsoft Project.
Формування портфеля проєктів і робота з даними
Першим етапом стала систематизація чинних ініціатив компанії. Консультанти виконали роботу зі збирання та опису всіх проєктів у форматі реєстру, підготовленого в MS Excel. На основі цього реєстру дані були перенесені до Microsoft Project Professional, що дало змогу сформувати повний і структурований портфель проєктів компанії.
Після перенесення інформації були уточнені строки, залежності та логічні зв’язки між завданнями. Фінальні версії проєктів були опубліковані на сервері MS Project Server, що забезпечило централізоване збереження даних і доступ для учасників проєктної діяльності.
Налаштування MS Project Server та навчання співробітників
Компанія «АМ‑Софт» розгорнула MS Project Server, що дало змогу перейти до практичної частини впровадження корпоративної системи управління проєктами. Для виконання цих завдань був запрошений тренер‑консультант Оберемок Іван Іванович.
Одним із ключових кроків стало налаштування середовища MS Project WebAccess. Після технічної підготовки було проведено навчання співробітників роботі з системою. Одноденний тренінг охоплював навчання ключових спеціалістів, залучених до планування, контролю та виконання проєктів. Користувачі освоїли основні інструменти роботи із завданнями, ресурсами, розкладами та звітністю.
Налаштування прав доступу та корпоративних календарів
Для забезпечення коректної роботи серверної частини системи були налаштовані права доступу для різних категорій користувачів, а також створені корпоративні календарі. Це дозволило враховувати реальні робочі графіки компанії, святкові дні, завантаженість співробітників та інші чинники, що впливають на планування та виконання проєктів.
Визначення ключових ресурсів та їх розподіл
Після публікації проєктів на сервері була виконана робота з визначення ключових трудових ресурсів компанії. На основі актуальних даних стало можливим аналізувати завантаження фахівців, розподіляти їх між проєктами та виявляти потенційні вузькі місця в ресурсній моделі.
Результати проєкту
Реалізація цього проєкту дала змогу компанії «АМ‑Софт»:
- створити єдиний і структурований портфель проєктів;
- централізувати зберігання та управління проєктною інформацією;
- підвищити прозорість процесів планування та контролю;
- покращити використання трудових ресурсів завдяки точному обліку завантаження;
- пришвидшити процеси ухвалення рішень завдяки об’єктивним даним щодо ходу проєктів;
- сформувати основу для подальшого розвитку корпоративної системи управління проєктами.
Комплексна робота дала змогу компанії перейти на вищий рівень зрілості проєктного управління та забезпечити стійку підтримку бізнес‑ініціатив за допомогою інструментів Microsoft Project.
