Розвиток корпоративної системи проектного управління на базі MS Project Online

Процес розвитку корпоративної системи управління проектами на базі MS Project Online підтримує розвиток корпоративних шаблонів документів і планів-графіків проектів. Підставою для розвитку системи є управлінські результати реалізації портфеля проектів компанії. Результатом реалізації даного процесу є регламенти проектного управління, шаблони планів-графіків і шаблони проектних документів. Відповідальним за реалізацію даного процесу є фахівець відповідальний за проектне управління в компанії або керівник проектного офісу.

Елементи корпоративної системи, які змінюються:

Регламенти корпоративної системи управління проектами
Шаблони проектної документації
Структури, які використовуються в системі (структура портфеля проектів, WBS структура проектів верхнього рівня, RBS структура ресурсів, CBS структура контрактів, OBS організаційна структура)
Реєстр корпоративних стандартів якості та реєстр корпоративних ризиків компанії.
Уявлення інформаційної системи MS Project Professional
Уявлення інформаційної системи MS Office 365

Для будь-якого рівня системи управління проектами реалізується наступна послідовність операцій:

Протягом реалізації портфеля проектів фахівці проектного офісу проводять аналіз управлінських результатів проектів.
В результаті формується пропозицію щодо зміни елементів корпоративних систем управління проектами.
В кінець періоду реалізації (в кінці тижня) проводиться зустріч групи розвитку КСУП. До цієї групи можуть входити: керівники проектів, менеджери проектів, фахівці проектного офісу, провідні фахівці з предметної області.
В рамках даної зустрічі проводиться узгодження розроблених змін.
Всі узгоджені зміна виносяться на затвердження керівництву компанії.
Після затвердження, зміни вноситься у відповідні елементи системи управління проектами.

Бізнес-процес розвитку КСУП на базі MS Project Online

Бізнес-процес розвитку системи конфігурації управління якістью та ризиками

Рис.1. Бізнес-процес розвитку системи конфігурації "Управління якістью та ризиками"

Функції процесу розвитку системи

Розробка плану верхнього рівня
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Шаблон плану-графіка
Вихідні документи	План верхнього рівня
Адміністратор портфеля проектів спільно членами групи розвитку системи управління проектами розробляє ієрархічну структуру декомпозиції проекту, визначаючи при цьому життєвий цикл проекту. Вони встановлює ключові завдання проекту і формує цільовий план проекту. У програмному продукті управління проектами MS Project задається: WBS структуру проекту, Ключові завдання проекту, обмеження на ключові завдання проекту.
Розробка технологічного плану
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	План верхнього рівня
Вихідні документи	Технологічний план-графік
У процесі деталізації та уточнення змісту проекту адміністратор портфеля проектів спільно човнами групи розвитку системи управління проектами розробляє технологічний план проекту, в якому висловлюється технологія компанії реалізації проектів. При розробці технологічного плану формується перелік завдань проекту встановлюються зв'язки і тривалість. У програмному продукті управління проектами MS Project задається: Описує завдання проекту, встановлює обмеження на завдання, встановлюють зв'язки між завданнями.
Планування взаємодії
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Технологічний план-графік
Вихідні документи	План взаємодії
На підставі аналізу типових зацікавлених сторін групою розвитку системи управління проектами формується завдання по взаємодії із зацікавленими сторонами. На підставі аналізу завдань і результатів проекту формується план управління документообігом. У програмному продукті управління проектами MS Project задається: Перелік завдань по взаємодії, а також вказує в настроюються шпальтах результуючі документи завдань проекту.
Призначення типів ресурсів на задачі проекту
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Технологічний план-графік
Вихідні документи	Ресурсний план
Адміністратор портфеля проектів спільно з членами групи розвитку системи управління проектами визначають перелік типів ресурсів необхідних для реалізації проекту, після чого дані типи ресурсів призначаються на завдання проекти. В процесі призначення визначається кількість необхідних типів ресурсів і вирішує ресурсні конфлікти, що виникли при призначенні типів ресурсів. У програмному продукті управління проектами MS Project задається: Опис типи ресурсів і призначення типи ресурсів на завдання проекту.
Розробка лотів
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Технологічний план-графік, Ресурсний план
Вихідні документи	Лоти проекту
Адміністратор портфеля проектів спільно з членами групи розвитку системи управління проектами визначає перелік завдань для реалізації, яких необхідно залучати підрядні організації. Після чого дані завдання поділяються на лоти проекту, У програмному продукті управління проектами MS Project: Визначає перелік завдань проекту входять до лоти і виділяє їх за допомогою настроюваних стовпців.
Розробка бюджету проекту
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Ресурсний план
Вихідні документи	Бюджет проекту
На підставі вартості типових ресурсів використовуваних в проекті та обсягів їх призначень групою розвитку системи управління проектами визначаються витрати проекту і формують його бюджет. У програмному продукті управління проектами MS Project: Оновлює завдання і ресурси проекту в плані-графіку проекту.
Оновлення корпоративного реєстру вимог якості
Відповідальний	Аналитик портфеля проектов
Вхідні документи	Технологічний план-графік, Ресурсний план, Бюджет проекту, Лоти проекту, Корпоративним реєстр вимог якості
Вихідні документи	Корпоративним реєстр вимог якості
Аналітик портфеля проектів спільно з менеджерами за якістю аналізують вимоги якості зацікавлених сторін реалізованих проектів, а також еффектіность реалізації завдань з контролю якості. Якщо в результаті аналізу буде сформовано нові завдання з контролю якості аналітик портфеля проектів оновлює корпоративний реєстр вимог якості. У MS Project: Проводиться перевірка завдань з плану управління якість проекту.
Оновлення корпоративного реєстру ризиків
Відповідальний	Аналитик портфеля проектов
Вхідні документи	Технологічний план-графік, Ресурсний план, Бюджет проекту, Лоти проекту, Плани управління ризиками, Корпоративний реестр ризиків
Вихідні документи	Корпоративний реестр ризиків
Аналітик портфеля проектів спільно з менеджером по ризиках аналізують ефективність реалізації заходів щодо недопущення наступів ризикових подій. Порівнюючи значення базових планів з фактичним планом аналітик портфеля проектів шукає відхилення за термінами, витратами і трудовитрат. Аналізуючи знайдені відхилення проводиться ініціація і опису ризикових подій впливає на проекти У MS Project: Обновляє завдання і ресурси проекту в плані-графіку проекту.
Затвердження шаблону
Відповідальний	Аналітик портфелю проектів
Вхідні документи	Технологічний план-графік, Ресурсний план, План взаємодії, Бюджет проекту, Лоти проекту
Вихідні документи	Шаблон плану-графіка
Після внесення всіх елементів в план-графік адміністратор портфеля проектів погоджує його у всіх керівників проектів реалізують дані типи проектів. Після чого стверджує даний шаблон у керівника портфеля проектів і викладає його на сервер для загального користування.

Автор:

Оберемок Іван Іванович

Тренер-консультант, кандидат технічних наук з управління проектами, сертифікований фахівець IPMA LEVEL (B), проводить тренінги з управління проектами та використання MS Project, консультує з управління проектами